Sachbearbeitung Seminarmanagement & Assistenz der Personalreferentinnen

Deine Aufgaben bei uns:

Seminarmanagement und HR-Events

• Du organisierst und koordinierst unsere Inhouse‑Seminare – von der Vorbereitung über die Durchführung bis zur Nachbereitung – und sorgst dafür, dass alles reibungslos läuft.
• Gemeinsam mit dem Team entwickelst du unser jährliches Seminarangebot weiter und bringst deine Ideen für neue, auch digitale Formate ein.
• Du treibst die Digitalisierung und Automatisierung unserer Seminar- und Veranstaltungsprozesse aktiv voran und hast Freude daran, Bestehendes smarter, einfacher und effizienter zu machen.
• Du planst und begleitest interne Veranstaltungen wie z. B. Einführungstage für neue Kolleg*innen und schaffst besondere Momente, die in Erinnerung bleiben.
• Du bearbeitest die Reisekostenabrechnungen im Zusammenhang mit Fortbildungen.

Assistenz der Personalreferentinnen

• Du unterstützt unsere Personalreferentinnen im operativen Tagesgeschäft und sorgst dafür, dass administrative Abläufe zuverlässig und effizient laufen.
• Du bist verantwortlich für die Bearbeitung von Personaländerungen und stellst eine saubere Dokumentation sicher.
• Du kümmerst dich um die Bearbeitung von Rechnungen und Bescheinigungen und behältst dabei stets den Überblick über Fristen und Richtlinien.
• Du übernimmst inhaltliche Zuarbeit für unsere Personalreferentinnen und unterstützt sie bei der Vorbereitung von Unterlagen und Auswertungen.
• Du erstellst Präsentationen nach Vorgabe und bereitest Inhalte übersichtlich auf.
• Du übernimmst die Vertretung der Assistenz der Personalleitung während ihrer Abwesenheit.

Dein Profil für uns:

• Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung.
• Du hast erste Erfahrungen in der Personalsachbearbeitung.
• Erste Erfahrungen im Seminar- oder Veranstaltungsmanagement sind von Vorteil – aber kein Muss.
• Du bist ein echtes Organisationstalent, arbeitest strukturiert und zuverlässig – und übernimmst gerne Verantwortung.
• Digitalisierung begeistert dich! Du bist offen für neue Tools, nutzt smarte Softwarelösungen und hast Freude daran, Prozesse zu verbessern.
• Mit MS Office gehst du souverän um, neue Anwendungen schaust du dir mit Neugier und Offenheit an.
• Du hast Spaß am Erstellen von Präsentationen.
• Du überzeugst durch deine kommunikative, teamorientierte und serviceorientierte Art.
• Du formulierst stilsicher auf Deutsch und überzeugst durch klare, adressatengerechte Ausdrucksweise.

Deine Vorteile mit uns:

• Gesicherte Arbeitsplätze mit Zukunftsaussichten und vielfältigen Karrieremöglichkeiten in verschiedenen Bereichen.
• Attraktive tarifliche Vergütung nach AVR (Caritas).
• Regelmäßige Stufensteigerung, sodass sich deine langjährige Mitarbeit finanziell auszahlt.
• Urlaubs- und Weihnachtsgeld bzw. eine Jahressonderzahlung.
• 30 Urlaubstage sowie Zusatzurlaub als Ausgleich für Schichtarbeit.
• Betriebliche Altersversorgung und vermögenswirksame Leistungen.
• Angebote zur Vereinbarkeit von Beruf und Familie wie das Langzeitkonto ZeitWERT.
• Stiftungseigenes Fort‑ und Weiterbildungsangebot pro nobis .
• 3 zusätzliche Tage im Rahmen unseres Auszeitprogramms refugium .
• Zahlreiche Plätze für Ausbildung, Praktikum, FSJ, BFD.