Science Manager/-in Gastwissenschaftlerzentrum (m/w/d - Vollzeit)

Das Gastforscherzentrum Munich Institute for Astro-, Particle and BioPhysics (MIAPbP, des Exzellenzclusters ORIGINS veranstaltet Programme, Workshops und Konferenzen zu Schlüsselfragen der Kern-, Teilchen-, Astrophysik, Kosmologie und Biophysik und begrüßt dazu lokale und internationale Wissenschaftler. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Programm-Manager/-in (m/w/d in Vollzeit) zunächst befristet bis zum .

Anforderung

• Abgeschlossenes Hochschulstudium (Promotion von Vorteil)
• Fließende Deutsch- und Englischkenntnisse (in Wort und Schrift)
• Berufliche Erfahrung im universitären Umfeld/öffentl. Dienst (Haushaltsrecht, Bay. Reisekostengesetz, Beschaffung, etc.) von Vorteil
• Freude am Umgang mit internationalen Gästen
• Organisationstalent, Selbstständigkeit, strukturierte und serviceorientierte Arbeitsweise
• Sehr gute Kenntnisse im Umgang mit Standard-Büro-Software (Microsoft Office)
• Idealerweise Kenntnisse in Software für Webseiten Content Management (Typo 3), Veranstaltungsmanagement (Indico) und der Dokumentenerstellung mit LaTeX sowie Grundkenntnisse im Umgang mit SAP

Aufgaben

• Verantwortung für das MIAPbP Programm-Management in Form von Gestaltung, Organisation, Durchführung und Nachbereitung der wissenschaftlichen Veranstaltungen (Workshops, Tagungen, Konferenzen)
• Bereitschaft zur Unterstützung im Front Office zwingend nötig
• Beratung, Betreuung und Kommunikation (in deutscher und englischer Sprache) mit internationalen Wissenschaftlern in der Programmplanungsphase
• Beratung und Betreuung von Gästen (in deutscher und englischer Sprache) in allen organisatorischen und administrativen Belangen vor, während und nach dem Aufenthalt am MIAPbP
• Erstellung von Budget- und Kostenkalkulationen, Überwachung der Kostenentwicklung sowohl der einzelnen Abrechnungen als auch des Gesamtbudgets des MIAPbP Programms innerhalb des ORIGINS Clusters
• Vorbereitende Buchhaltung, Kontierung, Kontenprüfung, Abzeichnung, etc. unter Einhaltung aller Vorgaben und Richtlinien der TUM und der DFG
• Berichterstattung über die Finanzen gegenüber den Projektverantwortlichen, der Geschäftsführung und dem Drittmittelgeber DFG, Unterstützung bei der Vorbereitung des Verwendungsnachweises
• Auswertung von Daten und Erstellung von statistischen Auswertungen sowie Texterstellung und Layouting für wissenschaftliche Jahresberichte (u.a. Datenbankpflege, Adressmanagement, Bildnachbearbeitung, Pflege der Institutshomepage)
• Koordination der Tätigkeiten der Teammitglieder
• eine interessante, abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit im Umfeld einer modernen, renommierten und international ausgerichteten Universität am Standort Garching. Sie arbeiten dabei selbstständig in einem dynamischen, internationalen und teamorientierten Umfeld mit wechselnden Herausforderungen.
• Die Einstellung erfolgt an der TUM. Ihr Vertrag ist zunächst bis zum (Ende der Projektlaufzeit) befristet. Die Vergütung erfolgt nach TV-L E 13 mit den im öffentlichen Dienst üblichen Sozialleistungen.
• Die TUM strebt eine Erhöhung des Frauenanteils an, Bewerbungen von Frauen werden daher ausdrücklich begrüßen.

Bewerbung

Ihre aussagekräftigen und vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, etc.) in Form einer PDF-Datei reichen Sie bitte über bis zum ein.

Bitte verwenden Sie die Bezeichnung „MIAPbP“ in der Betreffzeile Ihrer E-Mail. Postalisch eingesandte Unterlagen werden nicht zurückgeschickt, sondern datenschutzkonform vernichtet.

Auskunft zur Stelle erteilt Dr. Sandra Schmid-Willers, telefonisch unter oder per E-Mail an