Teamassistenz / Executive Assistant HR (w/m/d) für erfolgreiches IT-Unternehmen

Unternehmen:

HAPEKO ist die erste Adresse für Fach- und Führungskräfte in Deutschland. Schwerpunkt der Tätigkeit ist das Schaffen von Verbindungen zwischen Spezialisten und Führungskräften mit einem beruflichen Veränderungswunsch und passenden Unternehmen. HAPEKO ( ist deutschlandweit mit mehr als 20 Standorten vertreten.

Unser Mandant ist ein erfolgreiches international aufgestelltes, unabhängiges IT-Dienstleistungsunternehmen mit einem namhaften Kundenportfolio und einem krisenresistenten Wachstum von +20% in den vergangenen Jahren. Die Stärke eines internationalen Konzerns im Rücken (über 1.000 Mitarbeitende weltweit), hat sich unser Mandant als Tochter mit 70 Mitarbeitenden an seinem Standort bei Frankfurt am Main eine mittelständische, familiäre Unternehmenskultur bewahrt. Das solvente Unternehmen wächst gesund weiter und sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt Verstärkung im Bereich HR und Assistenz.

In der neu geschaffenen Position als HR & Executive Assistant (m/w/d) unterstützen Sie das Unternehmen im Bereich HR sowie bei zentralen Assistenztätigkeiten. Sie berichten an die Personalleiterin vor Ort und arbeiten der Geschäftsführung zu. Dabei sind Sie Teil eines sympathischen Teams und haben die Möglichkeit, sich aktiv einzubringen und eigene Projekte zu übernehmen. Sie agieren als Schnittstelle binnen des Unternehmens, bewahren dabei jedoch stets äußerste Diskretion.

Bei der Suche richten wir uns an Personen mit Erfahrung in einer Assistenz-Funktion, z. B. als Teamassistent:in, Executive Assistant oder als Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d). Kandidat:innen, die bereits erste Berührungspunkte mit dem Bereich HR oder Personalwesen hatten, sind dabei ebenso gerne gesehen wie Personen (m/w/d), die sich von einer Assistenz-Funktion kommende fachlich breiter aufstellen möchten und ein Interesse für HR-Themen mitbringen.

Aufgaben:

• Unterstützung und Koordination bei Recruiting- und Onboarding-Prozessen neuer Mitarbeiter
• Pflege und Verwaltung von digitalen Personalakten und HR-Systemen inkl. Kontrolle von Zeitnachweisen und Arbeitszeitdokumentationen
• Vorbereitung und organisatorische Begleitung von Personalgesprächen
• Organisation und Koordination von Geschäftsreisen
• Planung und Organisation von internen und externen Veranstaltungen
• Unterstützung der Geschäftsführung bei administrativen und organisatorischen Aufgaben sowie bei der Vorbereitung von Unterlagen, Berichten und Präsentationen
• Koordination von Audit- und externen wie internen Dokumentationen sowie Managementunterlagen

Profil:

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium, idealerweise mit Bezug zu HR, Personalmanagement oder Wirtschaftswissenschaften
• Mehrjährige Erfahrung in einer generalistischen Assistenz-Tätigkeit oder im Bereich HR
• Sehr gute organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise
• Diskretion im Umgang mit vertraulichen Personal- und Unternehmensinformationen
• Sicherer Umgang mit MS Office sowie ERP-Systemen
• Teamplayer mit Hands‑on Mentalität und einem Blick über den Tellerrand
• Exzellente Deutsch‑ und fließende Englischkenntnisse

Vorteile:

• Sicherheit: Sie kommen in ein wachstumsstarkes, krisenresistentes Unternehmen mit einer starken, globalen Mutter im Rücken
• Schnelle Entscheidungen, kurze Wege: Schlanke Prozesse bei Abstimmungen und Durchsetzung von Neuerungen
• Familiäre Unternehmenskultur in einem humorvollen Team mit sympathischer Geschäftsführung
• Attraktive Vergütung, individuelle Weiterbildungsmöglichkeiten, Job Rad, bAV, 30 Tage Urlaub
• Flexible Arbeitszeiten und 3 Tage Homeoffice pro Woche