Teamassistenz / Team Assistant - Pharma/ Biotech

Team Administrative Assistant - Pharma/ Biotech

Der*die Team Administrative Assistant sorgt für einen reibungslosen und effizienten Ablauf im Fachbereich, indem organisatorische und administrative Aufgaben übernommen, das Team unterstützt und administrative Prozesse zuverlässig betreut werden.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

• Unterstützung bei der Planung, Koordination und Durchführung von Präsenz-, Hybrid- und Ad-hoc-Meetings.
• Pflege und Organisation von Abteilungsdokumenten und SharePoint-Inhalten , um eine strukturierte und aktuelle Datenbasis sicherzustellen.
• Administrative Betreuung des Onboardings und Offboardings von internen wie externen Mitarbeitenden und Auftragnehmern.
• Enge, bereichsübergreifende Zusammenarbeit mit Kolleginnen und Kollegen verschiedener Abteilungen, inkl. Schnittstellenfunktion zur Optimierung von Abläufen.
• Unterstützung der Führungskräfte in der internen und externen Kommunikation sowie bei zugehörigen Aufgaben.
• Allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten , z. B. Protokollführung, Kalenderverwaltung, Raumreservierungen, Unfallmeldungen oder Erstellung von IT-Tickets.
• Vorbereitung, Koordination und Nachverfolgung von Verträgen (z. B. Dienstleistungsverträge, SOWs, Event‑Locations, Agenturen).
• Unterstützung bei Vertragsprüfungen und Freigabeprozessen mit Legal, Compliance und Procurement.
• Pflege der Vertragsdokumentation , inkl. Versionierung, Signaturen und Archivierung.
• Überwachung von Vertragsfristen, Lieferumfängen, Änderungen und Laufzeitenden.
• Mitarbeit bei der Erstellung von POs, Rechnungsprüfungen und Sicherstellung der Übereinstimmung zwischen Vertrag und Zahlung.
• Koordination der Logistik für wissenschaftliche, medizinische und interne Events (vor Ort, hybrid oder virtuell).
• Operative Unterstützung bei der Fehlerbehebung vor und während Veranstaltungen.

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation.
• Berufserfahrung in der pharmazeutischen Industrie.
• Erfahrung in der bereichsübergreifenden Zusammenarbeit sowie in der Arbeit mit internationalen Teams in einem Matrixumfeld.
• Fähigkeit, komplexe Sachverhalte schnell zu erfassen und kontinuierlich Verbesserungen umzusetzen.
• Hohe Multitasking‑Kompetenz, Organisationsstärke und Flexibilität bei wechselnden Prioritäten und Deadlines.
• Sehr gute mündliche und schriftliche Englischkenntnisse.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint).
• Kenntnisse im SAP‑System zur Unterstützung der Bereichs- und Teamleitung sind von Vorteil.

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