Verwaltungsangestellte*n (m/w/d)

Stellenbeschreibung:

Verwaltungsangestellte*n (m/w/d)

In der Fakultät für Physik und Astronomie ist schnellstmöglich eine Verwaltungsstelle (m/w/d) unbefristet jeweils hälftig im Bereich der Theoretischen Festkörperphysik (Prof. Dr. Marialore Sulpizi) und in der Fachdidaktik (Prof. Dr. Heiko Krabbe) als zwei Teilzeitstellen (je 19,92 Std./Woche) oder eine volle Stelle (39,83 Std./Woche) zu besetzen. Im Rahmen des anstehenden Umzugs in das neue Gebäude der Fakultät ist angedacht, mittelfristig gemeinsame Sekretariate für die verschiedenen Forschungsbereiche zu schaffen, in dem die Zusammenarbeit der Sekretariate sowie die gegenseitige Vertretung fortgeführt werden. Parallel ist die Kooperation und der Austausch mit den anderen Sekretariaten der Fakultät etabliert.

Als Verwaltungsangestellte*r (m/w/d) erledigen Sie selbstständig und zuverlässig alle anfallenden Sekretariats- und Verwaltungsarbeiten.

Ihre Aufgaben

Allgemeine Sekretariatstätigkeiten: Terminplanung, Reiseorganisation und -abrechnung, stilsichere Korrespondenz mit nationalen und internationalen Partnern (auch in englischer Sprache)
Überwachung der Lehrstuhlfinanzen, Verwaltung der Drittmittelprojekte (Mittelverwaltung, Mittelabrufe und Berichte, Kontoführung, Buchungsüberwachung)
Rechnungsbearbeitung, Organisation und Überwachung von Beschaffungsvorgängen unter Einhaltung der Beschaffungsrichtlinien, Inventarisierung
Personalangelegenheiten (Einstellungen, Vertragsverlängerungen und -änderungen, Überwachung der Vertragslaufzeiten)
Organisation von Treffen mit schulischen Kooperations- und Forschungspartnern, Mitwirkung bei der Beantragung von Forschungsprojekten

Ihr Profil

Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsangestellte(r) oder im kaufmännischen Bereich bzw. vergleichbare Ausbildung
Sicherer Umgang mit Standard-Software (z. B. Microsoft Office, PDF‑Editierung) für Verwaltungsaufgaben und für die Aktualisierung der Websites (z. B. Wordpress)
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Stilsicherheit
Gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Gute Kenntnisse im Bereich hochschulinterner Arbeitsabläufe
Hohes Maß an Kommunikationsfähigkeit, Einsatzbereitschaft und Teamfähigkeit
Selbstständige und verantwortungsbewusste Erledigung der Aufgaben
Organisationsgeschick, gutes Zeitmanagement, Flexibilität
Freundlicher und souveräner Umgang am Telefon und bei persönlichen Kontakten, Serviceorientierung
Gewissenhaftigkeit, Belastbarkeit, Vertraulichkeit und Teamgeist
Bereitschaft zur aktiven Teilnahme an Weiterbildungsmaßnahmen

Wir bieten

Umfangreiche Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
Ein abwechslungsreiches Sportangebot mit rund 100 Sportarten und universitätseigenem Fitnessstudio
Vergünstigungen für Fahrradverleihsysteme und Fahrradkäufe
30 Tage Urlaub/Jahr
Freistellung mit Gehalt am Heiligabend und Silvester
Jahressonderzahlung
Betriebliche Altersvorsorge

Weitergehende Informationen

Die Beschäftigung erfolgt im Angestelltenverhältnis und richtet sich nach dem Tarifvertrag der Länder (TV-L). Die Eingruppierung erfolgt bei Erfüllung der persönlichen und tariflichen Voraussetzungen bis Entgeltgruppe 9a TV-L.

Weitere Informationen finden Sie hierzu unter

Der Dienstort ist die Ruhr-Universität Bochum.

Die Ruhr-Universität Bochum (RUB) ist eine der führenden Forschungsuniversitäten in Deutschland. Als reformorientierte Campusuniversität vereint sie in einzigartiger Weise die gesamte Spannbreite der großen Wissenschaftsbereiche an einem Ort. Das dynamische Miteinander von Fächern und Fächerkulturen bietet den Forschenden wie den Studierenden gleichermaßen besondere Chancen zur interdisziplinären Zusammenarbeit.

Die RUB steht für Diversität und Chancengleichheit. Daher fördern wir die Zusammenarbeit heterogener Teams und den beruflichen Weg von Menschen, die in den jeweiligen Arbeitsbereichen unterrepräsentiert sind. Die RUB wünscht ausdrücklich die Bewerbung von Frauen. In Bereichen, in denen sie unterrepräsentiert sind, werden sie bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen von Menschen mit Behinderungen sind ebenfalls sehr willkommen.