Virtuelle Assistenz (m/w/d) | Teilzeit / Freelance | Founders Support

Warum next level ecom?

Wir sind eine spezialisierte E-Commerce-Beratung mit Sitz in Köln und unterstützen junge, ambitionierte Unternehmen dabei, profitabel zu wachsen. Unser Fokus liegt auf klaren Strategien, messbaren Ergebnissen und einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit mit unseren Kunden.

Bei uns erwartet dich ein wachsendes Umfeld mit klaren Strukturen, kurzen Entscheidungswegen und viel Eigenverantwortung.

Aufgaben

Deine Rolle

Als Virtuelle Assistenz bist du die organisatorische Schaltzentrale im Hintergrund.

Du arbeitest strukturiert, vorausschauend und eigenständig – und denkst immer einen Schritt weiter.

Dein Fokus liegt auf:

• Postfach-Management und Terminorganisation
• Reiseplanung sowie Organisation von Events und Workations
• Kunden-Onboarding (Zugänge organisieren, offene Fragen klären)
• Professionellem Offboarding inkl. Dokumentation und Feedback-Einholung
• Strukturierung und Pflege unserer Projektmanagement-Tools (Notion)
• Sammlung, Strukturierung und Aufbereitung von Belegen für die Buchhaltung

Kurz gesagt: Du hältst uns den Rücken frei, schaffst Klarheit im operativen Alltag und sorgst für reibungslose Abläufe.

Qualifikation

Was du mitbringst

• Erfahrung als Virtuelle Assistenz, Office Manager oder im Assistenzbereich
• Sehr gute Organisationsfähigkeit und strukturierte Arbeitsweise
• Hohe Eigenverantwortung und Zuverlässigkeit
• Schnelle Auffassungsgabe
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit
• Souveräner Umgang mit digitalen Tools (Google Workspace, Notion etc.)
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Lösungsorientiertes Denken statt Problemfokus
• Idealerweise Erfahrung im Start-up-, Agentur- oder E-Commerce-Umfeld

Pluspunkte:

• Wohnort in oder Nähe Köln, damit wir uns auch mal persönlich treffen können

Benefits

Deine Benefits

• 100 % Remote möglich
• Flexible Arbeitszeiten
• Direkte Zusammenarbeit mit den Gründern
• Schnelle Entscheidungswege
• Viel Eigenverantwortung und Gestaltungsspielraum
• Dynamisches, wachstumsorientiertes Umfeld
• Langfristige Zusammenarbeit gewünscht

Chancengleichheit

Wir stehen für Chancengleichheit und Vielfalt. Bewerbungen sind unabhängig von Geschlecht, Alter, Herkunft, Religion, sexueller Orientierung oder Beeinträchtigung willkommen. Entscheidend sind für uns Kompetenz, Motivation und Persönlichkeit.