Ein Schreibtischjob? Ja. Aber ganz sicher nicht nur.

HWH Assistenz wächst – und zwar ziemlich ordentlich.

Deshalb suchen wir eine zuverlässige, organisierte und aufgeschlossene Persönlichkeit, die unseren Firmeninhaber und die Geschäftsleitung im Büroalltag, bei organisatorischen Aufgaben sowie bei Terminen und Geschäftsreisen unterstützt.

Da unser Firmeninhaber erblindet ist, umfasst die Tätigkeit neben der klassischen Büro- und Geschäftsleitungsassistenz auch die Fahr-, Reise- und situationsbezogene persönliche Assistenz.

Dabei geht es ausdrücklich nicht darum, jemandem „alles abzunehmen“. Vielmehr suchen wir einen Menschen, der dort unterstützt, wo aufgrund der Erblindung praktische Unterstützung erforderlich ist – und ansonsten selbstständig, mitdenkend und auf Augenhöhe arbeitet.

Kurz gesagt:

Wir suchen nicht einfach jemanden für einen Bürostuhl. Wir suchen jemanden, der mitdenkt, organisiert, fährt, begleitet, kommuniziert – und auch dann noch den Überblick behält, wenn bei HWH gerade wieder fünf Dinge gleichzeitig passieren.

Das Tätigkeitsfeld ist abwechslungsreich und verbindet Büroorganisation, Kommunikation und persönliche Geschäftsleitungsassistenz.

Zu deinen Aufgaben gehören unter anderem:

Unterstützung des Firmeninhabers und der Geschäftsleitung im gesamten organisatorischen Tagesgeschäft
Bürokommunikation sowie Bearbeitung und Koordination von E-Mails, Schriftverkehr und Unterlagen
Terminplanung, Kalenderorganisation und Vorbereitung von Besprechungen
Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Schreiben, Tabellen und Präsentationen
sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word, Excel und möglichst PowerPoint
telefonische und schriftliche Kommunikation mit Mitarbeitenden, Klienten, Bewerbern, Behörden, Kostenträgern und Geschäftspartnern
organisatorische Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen
Reiseplanung einschließlich Hotel-, Termin- und Routenorganisation
Begleitung des Firmeninhabers zu geschäftlichen Terminen
Fahrassistenz zu regionalen und überregionalen Terminen
Begleitung auf Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands
gelegentlich auch mehrtägige Dienstreisen
Unterstützung während Veranstaltungen, Besprechungen, Außenterminen und Geschäftstreffen
situationsbezogene Assistenz aufgrund der Erblindung des Firmeninhabers
Unterstützung bei der weiteren Strukturierung und Entwicklung eines wachsenden Unternehmens
eigenständiges Erkennen von Aufgaben und lösungsorientiertes Handeln

Und ja: Manchmal verändert sich der Tagesplan. Manchmal sogar mehrmals.

Wer bei jedem ungeplanten Termin innerlich bereits die Kündigung formuliert, wird bei uns vermutlich nicht glücklich. Wer dagegen denkt: „Okay, Plan B – bekommen wir hin“, könnte hervorragend zu uns passen.

Was du mitbringen solltest

Für diese Position sind uns Persönlichkeit, Zuverlässigkeit und Organisation mindestens genauso wichtig wie Zeugnisse.

Du solltest insbesondere mitbringen:

sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office
sichere schriftliche und mündliche Kommunikation
gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
ausgeprägte Organisationsfähigkeit
selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
Diskretion und Loyalität
freundliches und professionelles Auftreten
Flexibilität und die Fähigkeit, auch bei höherem Arbeitsaufkommen den Überblick zu behalten
Offenheit und Toleranz gegenüber unterschiedlichen Menschen und Lebenssituationen
Freude an Kommunikation und Zusammenarbeit
Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen
Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen (Bereitschaft, bei Bedarf auch mehrere Tage geschäftlich unterwegs zu sein)
Führerschein Klasse B
sichere und verantwortungsbewusste Fahrweise
Bereitschaft zur Fahrassistenz mit Firmen- bzw. Dienstfahrzeug

Ganz wichtig: Du musst nicht vom ersten Tag an alles über HWH, Assistenzleistungen, Kostenträger und unsere teilweise recht speziellen Arbeitsbereiche wissen. Aber du solltest neugierig sein, lernen wollen und keine Angst davor haben, Verantwortung zu übernehmen.

Arbeiten in einem Unternehmen, das wächst

HWH Assistenz befindet sich mitten in einer spannenden Wachstumsphase.

Neue Klienten, neue Mitarbeitende, neue Regionen, neue Aufgaben und neue Strukturen gehören bei uns inzwischen zum Alltag.

Das bedeutet auch:

Nicht alles wird für die nächsten zehn Jahre unverändert bleiben.

Aufgaben können sich entwickeln, Verantwortungsbereiche können wachsen und Strukturen werden gemeinsam angepasst.

Wir suchen deshalb ausdrücklich jemanden, der Veränderungen nicht automatisch als Problem betrachtet, sondern Lust darauf hat, ein Unternehmen aktiv mitzuentwickeln.

Wer ausschließlich eine Tätigkeit sucht, bei der morgens um 8:00 Uhr bereits feststeht, was um 15:47 Uhr passiert, könnte bei uns gelegentlich überrascht werden.

Wir versprechen dafür aber auch:

Am Spaß, an Menschlichkeit und am notwendigen Ausgleich soll es nicht scheitern.

Denn bei allem Wachstum sind wir der Meinung, dass gute Arbeit nur funktioniert, wenn man auch miteinander lachen kann.

Was wir bieten

eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit
Teilzeit oder Vollzeit, je nach persönlicher Vereinbarung und betrieblichem Bedarf
ein Arbeitsverhältnis unter Einhaltung der geltenden arbeitsrechtlichen Bestimmungen
eine faire Vergütung mit Entwicklungsmöglichkeiten und Vergütungsstufen
Entwicklung der Vergütung entsprechend Verantwortung, Qualifikation, Betriebszugehörigkeit und Aufgabenbereich
sorgfältige Einarbeitung
einen vielseitigen Arbeitsplatz mit Büro- und Außendienstanteilen
Einblicke in Geschäftsführung, Organisation und Unternehmensentwicklung
die Möglichkeit, mit dem Unternehmen und den eigenen Aufgaben zu wachsen
kurze Entscheidungswege
eigenverantwortliches Arbeiten
ein aufgeschlossenes und zunehmend bundesweit tätiges Team
abwechslungsreiche Geschäftsreisen und Außentermine
einen Arbeitsplatz, an dem eigene Ideen ausdrücklich erwünscht sind
Humor inklusive – gelegentlich sogar ungefragt

Wen wir suchen

Wir suchen keinen Menschen, der einfach nur „einen Job erledigt“.

Wir suchen eine Persönlichkeit, die Lust darauf hat, rechte Hand, organisatorischer Rückhalt, Fahrassistenz, Reisebegleitung, Büroprofi und manchmal auch spontane Problemlöserin bzw. spontaner Problemlöserzu sein.

Du solltest selbstständig denken können, Dinge hinterfragen dürfen und zugleich erkennen, wann pragmatische Lösungen gefragt sind.

Ein Satz wie: „Dafür bin ich nicht zuständig.“ passt deshalb weniger gut zu uns.

Ein Satz wie: „Ich schaue mal, wie wir das gelöst bekommen.“ schon wesentlich besser.

Über HWH Assistenz

HWH Assistenz – Helping with Heartsteht für persönliche, individuelle und menschliche Assistenz.

Wir unterstützen Menschen in unterschiedlichen Lebensbereichen und bauen unser Angebot sowie unser bundesweites Netzwerk kontinuierlich aus. Dabei wollen wir bewusst kein anonymer Dienstleister sein. Bei uns sollen Professionalität, Verlässlichkeit, Menschlichkeit und manchmal auch eine gesunde Portion Humor zusammenpassen. Denn Assistenz ist für uns nicht einfach irgendeine Dienstleistung.

Sie bedeutet, Menschen dabei zu unterstützen, ihr Leben, ihren Beruf, ihr Studium, ihren Alltag oder ihre Freizeit möglichst selbst bestimmt gestalten zu können.

Und genau diese Philosophie soll sich auch in unserem eigenen Team widerspiegeln.

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Bernd Wendelin Leitz - HWH Assistenz