Assistenz der Geschäftsleitung – Bürokommunikation, Organisation, Reise- & Fahrassistenz (m/w/d)

Ein Schreibtischjob? Ja. Aber ganz sicher nicht nur.

HWH Assistenz wächst – und zwar ziemlich ordentlich.

Deshalb suchen wir eine zuverlässige, organisierte und aufgeschlossene Persönlichkeit, die unseren Firmeninhaber und die Geschäftsleitung im Büroalltag, bei organisatorischen Aufgaben sowie bei Terminen und Geschäftsreisen unterstützt.

Da unser Firmeninhaber erblindet ist, umfasst die Tätigkeit neben der klassischen Büro- und Geschäftsleitungsassistenz auch die Fahr-, Reise- und situationsbezogene persönliche Assistenz.

Dabei geht es ausdrücklich nicht darum, jemandem „alles abzunehmen“. Vielmehr suchen wir einen Menschen, der dort unterstützt, wo aufgrund der Erblindung praktische Unterstützung erforderlich ist – und ansonsten selbstständig, mitdenkend und auf Augenhöhe arbeitet.

Kurz gesagt:

Wir suchen nicht einfach jemanden für einen Bürostuhl. Wir suchen jemanden, der mitdenkt, organisiert, fährt, begleitet, kommuniziert – und auch dann noch den Überblick behält, wenn bei HWH gerade wieder fünf Dinge gleichzeitig passieren.

Das Tätigkeitsfeld ist abwechslungsreich und verbindet Büroorganisation, Kommunikation und persönliche Geschäftsleitungsassistenz.

Zu deinen Aufgaben gehören unter anderem:

• Unterstützung des Firmeninhabers und der Geschäftsleitung im gesamten organisatorischen Tagesgeschäft
• Bürokommunikation sowie Bearbeitung und Koordination von E-Mails, Schriftverkehr und Unterlagen
• Terminplanung, Kalenderorganisation und Vorbereitung von Besprechungen
• Erstellung und Bearbeitung von Dokumenten, Schreiben, Tabellen und Präsentationen
• sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Outlook, Word, Excel und möglichst PowerPoint
• telefonische und schriftliche Kommunikation mit Mitarbeitenden, Klienten, Bewerbern, Behörden, Kostenträgern und Geschäftspartnern
• organisatorische Vorbereitung und Nachbereitung von Terminen
• Reiseplanung einschließlich Hotel-, Termin- und Routenorganisation
• Begleitung des Firmeninhabers zu geschäftlichen Terminen
• Fahrassistenz zu regionalen und überregionalen Terminen
• Begleitung auf Geschäftsreisen innerhalb Deutschlands
• gelegentlich auch mehrtägige Dienstreisen
• Unterstützung während Veranstaltungen, Besprechungen, Außenterminen und Geschäftstreffen
• situationsbezogene Assistenz aufgrund der Erblindung des Firmeninhabers
• Unterstützung bei der weiteren Strukturierung und Entwicklung eines wachsenden Unternehmens
• eigenständiges Erkennen von Aufgaben und lösungsorientiertes Handeln

Und ja: Manchmal verändert sich der Tagesplan. Manchmal sogar mehrmals.

Wer bei jedem ungeplanten Termin innerlich bereits die Kündigung formuliert, wird bei uns vermutlich nicht glücklich. Wer dagegen denkt: „Okay, Plan B – bekommen wir hin“, könnte hervorragend zu uns passen.

Was du mitbringen solltest

Für diese Position sind uns Persönlichkeit, Zuverlässigkeit und Organisation mindestens genauso wichtig wie Zeugnisse.

Du solltest insbesondere mitbringen:

• sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office
• sichere schriftliche und mündliche Kommunikation
• gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• ausgeprägte Organisationsfähigkeit
• selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
• Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Diskretion und Loyalität
• freundliches und professionelles Auftreten
• Flexibilität und die Fähigkeit, auch bei höherem Arbeitsaufkommen den Überblick zu behalten
• Offenheit und Toleranz gegenüber unterschiedlichen Menschen und Lebenssituationen
• Freude an Kommunikation und Zusammenarbeit
• Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen
• Bereitschaft zu gelegentlichen Dienstreisen (Bereitschaft, bei Bedarf auch mehrere Tage geschäftlich unterwegs zu sein)
• Führerschein Klasse B
• sichere und verantwortungsbewusste Fahrweise
• Bereitschaft zur Fahrassistenz mit Firmen- bzw. Dienstfahrzeug

Ganz wichtig: Du musst nicht vom ersten Tag an alles über HWH, Assistenzleistungen, Kostenträger und unsere teilweise recht speziellen Arbeitsbereiche wissen. Aber du solltest neugierig sein, lernen wollen und keine Angst davor haben, Verantwortung zu übernehmen.

Arbeiten in einem Unternehmen, das wächst

HWH Assistenz befindet sich mitten in einer spannenden Wachstumsphase.

Neue Klienten, neue Mitarbeitende, neue Regionen, neue Aufgaben und neue Strukturen gehören bei uns inzwischen zum Alltag.

Das bedeutet auch:

Nicht alles wird für die nächsten zehn Jahre unverändert bleiben.

Aufgaben können sich entwickeln, Verantwortungsbereiche können wachsen und Strukturen werden gemeinsam angepasst.

Wir suchen deshalb ausdrücklich jemanden, der Veränderungen nicht automatisch als Problem betrachtet, sondern Lust darauf hat, ein Unternehmen aktiv mitzuentwickeln.

Wer ausschließlich eine Tätigkeit sucht, bei der morgens um 8:00 Uhr bereits feststeht, was um 15:47 Uhr passiert, könnte bei uns gelegentlich überrascht werden.

Wir versprechen dafür aber auch:

Am Spaß, an Menschlichkeit und am notwendigen Ausgleich soll es nicht scheitern.

Denn bei allem Wachstum sind wir der Meinung, dass gute Arbeit nur funktioniert, wenn man auch miteinander lachen kann.

Was wir bieten

• eine abwechslungsreiche und verantwortungsvolle Tätigkeit
• Teilzeit oder Vollzeit, je nach persönlicher Vereinbarung und betrieblichem Bedarf
• ein Arbeitsverhältnis unter Einhaltung der geltenden arbeitsrechtlichen Bestimmungen
• eine faire Vergütung mit Entwicklungsmöglichkeiten und Vergütungsstufen
• Entwicklung der Vergütung entsprechend Verantwortung, Qualifikation, Betriebszugehörigkeit und Aufgabenbereich
• sorgfältige Einarbeitung
• einen vielseitigen Arbeitsplatz mit Büro- und Außendienstanteilen
• Einblicke in Geschäftsführung, Organisation und Unternehmensentwicklung
• die Möglichkeit, mit dem Unternehmen und den eigenen Aufgaben zu wachsen
• kurze Entscheidungswege
• eigenverantwortliches Arbeiten
• ein aufgeschlossenes und zunehmend bundesweit tätiges Team
• abwechslungsreiche Geschäftsreisen und Außentermine
• einen Arbeitsplatz, an dem eigene Ideen ausdrücklich erwünscht sind
• Humor inklusive – gelegentlich sogar ungefragt

Wen wir suchen

Wir suchen keinen Menschen, der einfach nur „einen Job erledigt“.

Wir suchen eine Persönlichkeit, die Lust darauf hat, rechte Hand, organisatorischer Rückhalt, Fahrassistenz, Reisebegleitung, Büroprofi und manchmal auch spontane Problemlöserin bzw. spontaner Problemlöserzu sein.

Du solltest selbstständig denken können, Dinge hinterfragen dürfen und zugleich erkennen, wann pragmatische Lösungen gefragt sind.

Ein Satz wie: „Dafür bin ich nicht zuständig.“ passt deshalb weniger gut zu uns.

Ein Satz wie: „Ich schaue mal, wie wir das gelöst bekommen.“ schon wesentlich besser.

Über HWH Assistenz

HWH Assistenz – Helping with Heartsteht für persönliche, individuelle und menschliche Assistenz.

Wir unterstützen Menschen in unterschiedlichen Lebensbereichen und bauen unser Angebot sowie unser bundesweites Netzwerk kontinuierlich aus. Dabei wollen wir bewusst kein anonymer Dienstleister sein. Bei uns sollen Professionalität, Verlässlichkeit, Menschlichkeit und manchmal auch eine gesunde Portion Humor zusammenpassen. Denn Assistenz ist für uns nicht einfach irgendeine Dienstleistung.

Sie bedeutet, Menschen dabei zu unterstützen, ihr Leben, ihren Beruf, ihr Studium, ihren Alltag oder ihre Freizeit möglichst selbst bestimmt gestalten zu können.

Und genau diese Philosophie soll sich auch in unserem eigenen Team widerspiegeln.