Vorstandsassistent*in mit Projektmanagementaufgaben (m/w/d)

Das Leibniz-Institut für Virologie (LIV) ist eine selbstständige Forschungseinrichtung für biomedizinische Grundlagen- und Therapieforschung und nimmt als Stiftung bürgerlichen Rechts und Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft national und international eine Spitzenstellung ein. Das LIV ist auf dem Forschungscampus in Hamburg-Eppendorf in unmittelbarer Nähe des Universitätsklinikums (UKE) sowie im Centre for Structural Systems Biology (CSSB) auf dem Forschungscampus Hamburg-Bahrenfeld angesiedelt.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir in Vollzeit eine*n.

Ihre Aufgaben

Vorstandsunterstützung & Assistenz (ca. 50%)

Sie sind die zentrale Schnittstelle zum Vorstand und sorgen für reibungslose Abläufe:

Eigenverantwortliche Koordination komplexer Terminstrukturen und Korrespondenz für den Vorstand
Planung und Organisation nationaler und internationaler Reisen
Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen inkl. Protokollführung
Organisation von Veranstaltungen und Betreuung hochrangiger Gäste
Unterstützung bei Evaluierungen, Berichten und strategischen Unterlagen
Priorisierung und Steuerung administrativer Prozesse in einem dynamischen Umfeld

Projektmanagement & strategische Mitgestaltung (ca. 50%)

Sie wirken aktiv an institutsweiten Zukunftsthemen und Veränderungsprozessen mit:

Unterstützung und Koordination übergeordneter Projekte (z.B. in den Bereichen Nachhaltigkeit, Internationalisierung, Kommunikation, Bau- und Infrastruktur)
Aktive Mitwirkung an laufenden Change-Prozessen und Organisationsentwicklungen
Strukturierung, Monitoring und Reporting von Projektfortschritten
Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen für den Vorstand
Schnittstellenmanagement zwischen Wissenschaft, Administration und externen Partnern
Identifikation und Umsetzung von Optimierungspotenzialen, insbesondere im Zuge von Transformationen

Das erwarten wir von Ihnen

Abgeschlossene Ausbildung oder B.A.-Abschluss oder vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige Erfahrung in anspruchsvollen Assistenzrollen
Erfahrung im Projektmanagement
Ausgeprägte Managementkompetenz, hohe Eigenständigkeit und Diskretion
Erfahrung im Umgang mit Veränderungsprozessen und die Bereitschaft, diese aktiv mitzugestalten
Hohe Resilienz, Flexibilität und die Fähigkeit, in dynamischen Situationen den Überblick zu behalten
Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und ein ausgeprägtes Verständnis für Prioritäten
Hohe IT-Affinität sowie sicherer Umgang mit digitalen Tools und Plattformen
Erfahrung im Einsatz moderner KI-Tools zur Effizienzsteigerung
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Souveränes Auftreten, Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit

Das bieten wir Ihnen

Ein spannendes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet ‚mit Purpose‘ in einem international führenden, interdisziplinären Forschungsinstitut im Herzen Hamburgs
Eine Schlüsselposition mit direktem Einblick in strategische Entscheidungsprozesse
Aktive Mitgestaltung eines Instituts im Wandel
Eine sehr gute und kollegiale Arbeitsatmosphäre
Ein breitgefächertes Angebot an Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
Eine der Position und den Anforderungen entsprechende Vergütung nach TV-AVH (vergleichbar TVöD) und zusätzlicher Altersvorsorge (VBL)
30 Urlaubstage/Jahr sowie freie Tage am 24. und 31. Dezember
Familienfreundliches Arbeitsumfeld (z.B. Zuschuss zur außerplanmäßigen Kinderbetreuung)
Zuschuss zum HVV-Deutschlandticket
Angebote zur Gesundheitsprävention am Institut (in Zusammenarbeit mit voiio GmbH)
Zuschuss zur Kantinennutzung

Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Eine Entfristung wird angestrebt. Sie ist teilzeitgeeignet für einen Arbeitszeitumfang von mindestens 80 %.

Das LIV ist mit dem Total Equality-Prädikat zertifiziert und fördert Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Frauen werden deshalb besonders ermutigt, sich zu bewerben. Die Leibniz-Gemeinschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds. Bewerbungen Schwerbehinderter werden bei sonst gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt.

#J-18808-Ljbffr

Leibniz Hpi