Vorstandsassistent*in mit Projektmanagementaufgaben (m/w/d)

Vorstandsassistent*in mit Projektmanagementaufgaben (m/w/d)

Das Leibniz-Institut für Virologie (LIV) ist eine selbstständige Forschungseinrichtung für biomedizinische Grundlagen- und Therapieforschung und nimmt als Stiftung bürgerlichen Rechts und Mitglied der Leibniz-Gemeinschaft national und international eine Spitzenstellung ein. Das LIV ist auf dem Forschungscampus in Hamburg-Eppendorf in unmittelbarer Nähe des Universitätsklinikums (UKE) sowie im Centre for Structural Systems Biology (CSSB) auf dem Forschungscampus Hamburg-Bahrenfeld angesiedelt.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir in Vollzeit eine*n.

Ihre Aufgaben

Vorstandsunterstützung & Assistenz (ca. 50%)

Sie sind die zentrale Schnittstelle zum Vorstand und sorgen für reibungslose Abläufe:

• Eigenverantwortliche Koordination komplexer Terminstrukturen und Korrespondenz für den Vorstand
• Planung und Organisation nationaler und internationaler Reisen
• Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen inkl. Protokollführung
• Organisation von Veranstaltungen und Betreuung hochrangiger Gäste
• Unterstützung bei Evaluierungen, Berichten und strategischen Unterlagen
• Priorisierung und Steuerung administrativer Prozesse in einem dynamischen Umfeld

Projektmanagement & strategische Mitgestaltung (ca. 50%)

Sie wirken aktiv an institutsweiten Zukunftsthemen und Veränderungsprozessen mit:

• Unterstützung und Koordination übergeordneter Projekte (z.B. in den Bereichen Nachhaltigkeit, Internationalisierung, Kommunikation, Bau- und Infrastruktur)
• Aktive Mitwirkung an laufenden Change-Prozessen und Organisationsentwicklungen
• Strukturierung, Monitoring und Reporting von Projektfortschritten
• Vorbereitung von Entscheidungsgrundlagen für den Vorstand
• Schnittstellenmanagement zwischen Wissenschaft, Administration und externen Partnern
• Identifikation und Umsetzung von Optimierungspotenzialen, insbesondere im Zuge von Transformationen

Das erwarten wir von Ihnen

• Abgeschlossene Ausbildung oder B.A.-Abschluss oder vergleichbare Qualifikation
• Mehrjährige Erfahrung in anspruchsvollen Assistenzrollen
• Erfahrung im Projektmanagement
• Ausgeprägte Managementkompetenz, hohe Eigenständigkeit und Diskretion
• Erfahrung im Umgang mit Veränderungsprozessen und die Bereitschaft, diese aktiv mitzugestalten
• Hohe Resilienz, Flexibilität und die Fähigkeit, in dynamischen Situationen den Überblick zu behalten
• Hervorragende organisatorische Fähigkeiten und ein ausgeprägtes Verständnis für Prioritäten
• Hohe IT-Affinität sowie sicherer Umgang mit digitalen Tools und Plattformen
• Erfahrung im Einsatz moderner KI-Tools zur Effizienzsteigerung
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Souveränes Auftreten, Kommunikationsstärke und Teamfähigkeit

Das bieten wir Ihnen

• Ein spannendes und abwechslungsreiches Aufgabengebiet ‚mit Purpose‘ in einem international führenden, interdisziplinären Forschungsinstitut im Herzen Hamburgs
• Eine Schlüsselposition mit direktem Einblick in strategische Entscheidungsprozesse
• Aktive Mitgestaltung eines Instituts im Wandel
• Eine sehr gute und kollegiale Arbeitsatmosphäre
• Ein breitgefächertes Angebot an Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
• Eine der Position und den Anforderungen entsprechende Vergütung nach TV-AVH (vergleichbar TVöD) und zusätzlicher Altersvorsorge (VBL)
• 30 Urlaubstage/Jahr sowie freie Tage am 24. und 31. Dezember
• Familienfreundliches Arbeitsumfeld (z.B. Zuschuss zur außerplanmäßigen Kinderbetreuung)
• Zuschuss zum HVV-Deutschlandticket
• Angebote zur Gesundheitsprävention am Institut (in Zusammenarbeit mit voiio GmbH)
• Zuschuss zur Kantinennutzung

Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Eine Entfristung wird angestrebt. Sie ist teilzeitgeeignet für einen Arbeitszeitumfang von mindestens 80 %.

Das LIV ist mit dem Total Equality-Prädikat zertifiziert und fördert Vereinbarkeit von Familie und Beruf sowie die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern. Frauen werden deshalb besonders ermutigt, sich zu bewerben. Die Leibniz-Gemeinschaft strebt nach Geschlechtergerechtigkeit und Vielfalt. Wir begrüßen Bewerbungen jeden Hintergrunds. Bewerbungen Schwerbehinderter werden bei sonst gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Leistung bevorzugt berücksichtigt.