Stellenbeschreibung

Schwerpunkt: digitale Seminarprozesse, Systeme, Buchungen & Automatisierung

Wir entwickeln unsere Seminar- und Weiterbildungsprozesse konsequent digital weiter. Teilnehmerprozesse, Buchungen, Online-Trainings, CRM-/LMS-/CMS-Systeme, Automatisierung und KI-gestützte Abläufe sollen künftig noch besser zusammenspielen.

Dafür suchen wir eine strukturierte und digital affine Person, die den operativen Seminarbetrieb zuverlässig mitträgt und gleichzeitig unsere digitalen Prozesse weiterentwickelt.

Sie arbeiten direkt im Tagesgeschäft, aber nicht nur verwaltend: Sie betreuen Buchungen, Teilnehmerdaten, Veranstaltungen und Systeme – und helfen dabei, wiederkehrende Abläufe klarer, effizienter und stärker automatisiert aufzubauen.

Aufgaben – Digitaler Seminarbetrieb

Organisation und Betreuung unserer Seminar-, Online-Trainings- und Weiterbildungsprozesse von der Anmeldung bis zur Nachbereitung

Bearbeitung von Anmeldungen, Umbuchungen, Teilnehmerlisten, Einladungen, Rückfragen und Veranstaltungsinformationen

Abstimmung mit Teilnehmenden, Kunden, Dozenten, Vertrieb, Seminarmanagement und Dienstleistern

Betreuung von Online‑Veranstaltungen über Zoom, MS Teams oder vergleichbare Plattformen, inklusive Zugängen, technischen Voraussetzungen und Ablaufkontrolle

Sicherstellung, dass Veranstaltungen organisatorisch, kommunikativ und systemseitig sauber vorbereitet und durchgeführt werden

Systeme, Daten und Buchungsprozesse

Arbeit mit Systemen wie Seminarmanagement, HubSpot, CRM-, LMS- und CMS-Systemen sowie weiteren digitalen Tools im Seminarbetrieb

Pflege und Kontrolle von Teilnehmerdaten, Kontakten, Buchungen, Listen, Formularen, Workflows und Verteilerprozessen

Prüfung digitalisierter Buchungen aus verschiedenen Kanälen und Nachbearbeitung bei Abweichungen

Sicherstellung sauberer Datenqualität, z. B. bei Anmeldungen, Dubletten, Teilnehmerdaten und Buchungsinformationen

Pflege von Landingpages, E‑Mail‑Prozessen, Dashboards, Auswertungen und systembezogenen Seminarinformationen

Schnittstelle zu Vertrieb, Marketing, Seminarmanagement und Buchhaltung bei buchungs- und systembezogenen Themen

Automatisierung und Prozessentwicklung

Dokumentation von Abläufen, Checklisten, Vorlagen, Zuständigkeiten und Vertretungsregelungen

Erkennen wiederkehrender manueller Aufgaben und Mitwirkung bei deren Standardisierung und Automatisierung

Zusammenarbeit mit unserer internen Automatisierungs‑/KI‑Verantwortung

Mitarbeit bei Themen wie AI‑Assisted Automation, Workflow‑Tools, Datenintegration, Reporting und Analytics

Unterstützung dabei, bestehende Seminar‑, Buchungs‑ und Teilnehmerprozesse digitaler, effizienter und skalierbarer aufzubauen

Ihr Profil

Erfahrung im Seminarmanagement, Digital Learning, Training Operations, E‑Learning, Kundenservice

Veranstaltungsmanagement, Account Management oder eine vergleichbare operative Rolle

Hohe digitale Affinität und Freude an Systemen, Daten, Prozessen und Tools

Sicherer Umgang mit webbasierten Anwendungen, E‑Mail, Excel, MS Office und digitalen Arbeitsumgebungen

Idealerweise Erfahrung mit HubSpot, Seminarmanagement‑Software, WordPress, LMS‑/CMS‑Systemen, Zoom, MS Teams, n8n, Apollo oder vergleichbaren Plattformen

Verständnis für Teilnehmerdaten, Buchungen, Anmeldungen, Listen, Formulare, Workflows, Benutzerzugänge und digitale Abläufe

Interesse an Automatisierung, Workflow‑Tools, KI‑Anwendungen, Datenintegration und Reporting

Strukturierte, sorgfältige und lösungsorientierte Arbeitsweise

Freude daran, operative Aufgaben zuverlässig zu erledigen und gleichzeitig Prozesse zu verbessern

Kommunikationsstärke im Umgang mit Teilnehmenden, Kunden, Dozenten, internen Bereichen und Dienstleistern

Was die Rolle besonders macht

Diese Stelle verbindet operative Seminararbeit mit moderner System‑ und Prozessarbeit.

Sie arbeiten direkt im Weiterbildungsbetrieb, gestalten aber gleichzeitig die digitalen Abläufe mit, die unser Unternehmen effizienter, transparenter und skalierbarer machen.

Sie müssen kein fertiger Automatisierungs‑ oder KI‑Spezialist sein. Entscheidend ist, dass Sie digital denken, gerne mit Systemen arbeiten und Lust haben, moderne Seminarprozesse aktiv mit aufzubauen.

Was wir bieten

Eine zentrale Rolle in der digitalen Weiterentwicklung unserer Seminarorganisation

Abwechslungsreiche Aufgaben zwischen Seminarbetrieb, Buchungsprozessen, Systempflege und Automatisierung

Zusammenarbeit mit einer internen Automatisierungs‑/KI‑Rolle

Arbeit mit modernen Tools, CRM‑/LMS‑/CMS‑Systemen, Webinarplattformen und KI‑Anwendungen

Kurze Entscheidungswege und direkte Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, Vertrieb, Marketing und Seminarmanagement

Die Möglichkeit, bestehende Abläufe aktiv zu verbessern und digitale Prozesse mitzugestalten

Rahmenbedingungen

Arbeitsort: Vor Ort

Umfang: Vollzeit / Teilzeit

Start: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Vertragsart: Festanstellung

Leistungen

Betriebliche Weiterbildung

Firmenevents

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MANAGER INSTITUT Bildung für die Wirtschaft GmbH