Digital Learning Operations Specialist (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Schwerpunkt: digitale Seminarprozesse, Systeme, Buchungen & Automatisierung

Wir entwickeln unsere Seminar- und Weiterbildungsprozesse konsequent digital weiter. Teilnehmerprozesse, Buchungen, Online-Trainings, CRM-/LMS-/CMS-Systeme, Automatisierung und KI-gestützte Abläufe sollen künftig noch besser zusammenspielen.

Dafür suchen wir eine strukturierte und digital affine Person, die den operativen Seminarbetrieb zuverlässig mitträgt und gleichzeitig unsere digitalen Prozesse weiterentwickelt.

Sie arbeiten direkt im Tagesgeschäft, aber nicht nur verwaltend: Sie betreuen Buchungen, Teilnehmerdaten, Veranstaltungen und Systeme – und helfen dabei, wiederkehrende Abläufe klarer, effizienter und stärker automatisiert aufzubauen.

Aufgaben – Digitaler Seminarbetrieb

• Organisation und Betreuung unserer Seminar-, Online-Trainings- und Weiterbildungsprozesse von der Anmeldung bis zur Nachbereitung


• Bearbeitung von Anmeldungen, Umbuchungen, Teilnehmerlisten, Einladungen, Rückfragen und Veranstaltungsinformationen


• Abstimmung mit Teilnehmenden, Kunden, Dozenten, Vertrieb, Seminarmanagement und Dienstleistern


• Betreuung von Online‑Veranstaltungen über Zoom, MS Teams oder vergleichbare Plattformen, inklusive Zugängen, technischen Voraussetzungen und Ablaufkontrolle


• Sicherstellung, dass Veranstaltungen organisatorisch, kommunikativ und systemseitig sauber vorbereitet und durchgeführt werden

Systeme, Daten und Buchungsprozesse

• Arbeit mit Systemen wie Seminarmanagement, HubSpot, CRM-, LMS- und CMS-Systemen sowie weiteren digitalen Tools im Seminarbetrieb


• Pflege und Kontrolle von Teilnehmerdaten, Kontakten, Buchungen, Listen, Formularen, Workflows und Verteilerprozessen


• Prüfung digitalisierter Buchungen aus verschiedenen Kanälen und Nachbearbeitung bei Abweichungen


• Sicherstellung sauberer Datenqualität, z. B. bei Anmeldungen, Dubletten, Teilnehmerdaten und Buchungsinformationen


• Pflege von Landingpages, E‑Mail‑Prozessen, Dashboards, Auswertungen und systembezogenen Seminarinformationen


• Schnittstelle zu Vertrieb, Marketing, Seminarmanagement und Buchhaltung bei buchungs- und systembezogenen Themen

Automatisierung und Prozessentwicklung

• Dokumentation von Abläufen, Checklisten, Vorlagen, Zuständigkeiten und Vertretungsregelungen


• Erkennen wiederkehrender manueller Aufgaben und Mitwirkung bei deren Standardisierung und Automatisierung


• Zusammenarbeit mit unserer internen Automatisierungs‑/KI‑Verantwortung


• Mitarbeit bei Themen wie AI‑Assisted Automation, Workflow‑Tools, Datenintegration, Reporting und Analytics


• Unterstützung dabei, bestehende Seminar‑, Buchungs‑ und Teilnehmerprozesse digitaler, effizienter und skalierbarer aufzubauen

Ihr Profil

• Erfahrung im Seminarmanagement, Digital Learning, Training Operations, E‑Learning, Kundenservice


• Veranstaltungsmanagement, Account Management oder eine vergleichbare operative Rolle


• Hohe digitale Affinität und Freude an Systemen, Daten, Prozessen und Tools


• Sicherer Umgang mit webbasierten Anwendungen, E‑Mail, Excel, MS Office und digitalen Arbeitsumgebungen


• Idealerweise Erfahrung mit HubSpot, Seminarmanagement‑Software, WordPress, LMS‑/CMS‑Systemen, Zoom, MS Teams, n8n, Apollo oder vergleichbaren Plattformen


• Verständnis für Teilnehmerdaten, Buchungen, Anmeldungen, Listen, Formulare, Workflows, Benutzerzugänge und digitale Abläufe


• Interesse an Automatisierung, Workflow‑Tools, KI‑Anwendungen, Datenintegration und Reporting


• Strukturierte, sorgfältige und lösungsorientierte Arbeitsweise


• Freude daran, operative Aufgaben zuverlässig zu erledigen und gleichzeitig Prozesse zu verbessern


• Kommunikationsstärke im Umgang mit Teilnehmenden, Kunden, Dozenten, internen Bereichen und Dienstleistern

Was die Rolle besonders macht

• Diese Stelle verbindet operative Seminararbeit mit moderner System‑ und Prozessarbeit.


• Sie arbeiten direkt im Weiterbildungsbetrieb, gestalten aber gleichzeitig die digitalen Abläufe mit, die unser Unternehmen effizienter, transparenter und skalierbarer machen.


• Sie müssen kein fertiger Automatisierungs‑ oder KI‑Spezialist sein. Entscheidend ist, dass Sie digital denken, gerne mit Systemen arbeiten und Lust haben, moderne Seminarprozesse aktiv mit aufzubauen.

Was wir bieten

• Eine zentrale Rolle in der digitalen Weiterentwicklung unserer Seminarorganisation


• Abwechslungsreiche Aufgaben zwischen Seminarbetrieb, Buchungsprozessen, Systempflege und Automatisierung


• Zusammenarbeit mit einer internen Automatisierungs‑/KI‑Rolle


• Arbeit mit modernen Tools, CRM‑/LMS‑/CMS‑Systemen, Webinarplattformen und KI‑Anwendungen


• Kurze Entscheidungswege und direkte Zusammenarbeit mit Geschäftsführung, Vertrieb, Marketing und Seminarmanagement


• Die Möglichkeit, bestehende Abläufe aktiv zu verbessern und digitale Prozesse mitzugestalten

Rahmenbedingungen

Arbeitsort: Vor Ort

Umfang: Vollzeit / Teilzeit

Start: Zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Vertragsart: Festanstellung

Leistungen

• Betriebliche Weiterbildung


• Firmenevents