Die Stadt Tecklenburg sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Mitarbeiter/in (m/w/d) im Vorzimmer des

Bürgermeisters und des allgemeinen Vertreters

Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle.

Aufgabenschwerpunkte:

Sicherstellung eines reibungslosen Tagesablaufs im Vorzimmer als zentrale organisatorische Schnittstelle zwischen Bürgermeister, allg. Vertreter, Fachbereichen, Politik, BürgerInnen und Besuchenden
Koordination und Organisation aller Termine des Bürgermeisters einschl. Priorisierung, Wiedervorlagenmanagement und Planung (einschl. Bewirtung)
Erstellung von Sitzungseinladungen sowie Vorbereitung und Zusammenstellung der Sitzungsunterlagen, Betreuung des Ratsinformationssystems
Posteingang, Postausgang und Postverteilung für die gesamte Verwaltung
Betreuung digitaler Postfächer (z.B. für das Beschwerdemanagement sowie für das Infomail‑Postfach), einschließlich Weiterleitung an die zuständigen Fachbereiche
Verantwortliche Beschaffung von Büromaterial
Vorbereitung von Jubiläen und Veranstaltungen zu besonderen Anlässen
Protokollführung bei verschiedenen Sitzungen
Betreuung der städtischen Website und Social-Media-Kanäle
Verfassen von Pressemitteilungen

Änderungen und Erweiterungen des Aufgabenbereichs bleiben vorbehalten.

Wir erwarten:

den Abschluss der Ausbildung des Verwaltungsfachangestellten (m/w/d), den Abschluss des Verwaltungslehrgangs I oder einer vergleichbaren verwaltungsnahen oder kaufmännischen Ausbildung
Berufserfahrungen im Bereich Sekretariat/Assistenz; vorzugsweise in der öffentlichen Verwaltung
ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
selbständige Arbeitsweise
gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift, sehr gute EDV-Kenntnisse im gesamten Bereich des MS-Office-Paketes
Sicheres Auftreten sowie zuvorkommender Umgang mit Gästen und Besuchern

#J-18808-Ljbffr