Mitarbeiter/in im Vorzimmer des Bürgermeisters

Die Stadt Tecklenburg sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine/n Mitarbeiter/in (m/w/d) im Vorzimmer des

Bürgermeisters und des allgemeinen Vertreters

Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle.

Aufgabenschwerpunkte:

• Sicherstellung eines reibungslosen Tagesablaufs im Vorzimmer als zentrale organisatorische Schnittstelle zwischen Bürgermeister, allg. Vertreter, Fachbereichen, Politik, BürgerInnen und Besuchenden
• Koordination und Organisation aller Termine des Bürgermeisters einschl. Priorisierung, Wiedervorlagenmanagement und Planung (einschl. Bewirtung)
• Erstellung von Sitzungseinladungen sowie Vorbereitung und Zusammenstellung der Sitzungsunterlagen, Betreuung des Ratsinformationssystems
• Posteingang, Postausgang und Postverteilung für die gesamte Verwaltung
• Betreuung digitaler Postfächer (z.B. für das Beschwerdemanagement sowie für das Infomail‑Postfach), einschließlich Weiterleitung an die zuständigen Fachbereiche
• Verantwortliche Beschaffung von Büromaterial
• Vorbereitung von Jubiläen und Veranstaltungen zu besonderen Anlässen
• Protokollführung bei verschiedenen Sitzungen
• Betreuung der städtischen Website und Social-Media-Kanäle
• Verfassen von Pressemitteilungen

Änderungen und Erweiterungen des Aufgabenbereichs bleiben vorbehalten.

Wir erwarten:

• den Abschluss der Ausbildung des Verwaltungsfachangestellten (m/w/d), den Abschluss des Verwaltungslehrgangs I oder einer vergleichbaren verwaltungsnahen oder kaufmännischen Ausbildung
• Berufserfahrungen im Bereich Sekretariat/Assistenz; vorzugsweise in der öffentlichen Verwaltung
• ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten
• selbständige Arbeitsweise
• gute Ausdrucksfähigkeit in Wort und Schrift, sehr gute EDV-Kenntnisse im gesamten Bereich des MS-Office-Paketes
• Sicheres Auftreten sowie zuvorkommender Umgang mit Gästen und Besuchern