097/2026 Assistent*in (m/w/d) im Büro des Rektors

Stellenbeschreibung

Im Rektorat der Otto‑von‑Guericke‑Universität Magdeburg werden Sie als Assistent*in (m/w/d) im Büro des Rektors tätig sein. Sie entlasten den Rektor, den Leiter des Rektoratsbüros und angegliederte Bereiche, steuern Abläufe vorausschauend, bereiten Vorgänge eigenständig vor und übernehmen organisatorische Aufgaben.

Ihre Aufgaben

• erste Ansprechperson für Fakultäten, zentrale Einrichtungen, Verwaltung, Ministerien, externe Partner und Gäste
• Vorhalten eines vorausschauenden Termin-, Fristen- und Wiedervorlagesystems inklusive Priorisierung und Nachverfolgung offener Vorgänge
• aktive Mitwirkung bei Digitalisierungsprojekten im Rektorat
• operative Begleitung bei der internen und externen Kommunikation des Rektorats, einschließlich der Vor- und Nachbereitung von Kontakten, Korrespondenz und Abstimmungen mit externen Partnern und universitätsnahen Gesellschaften
• eigenständige Organisation, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Dienstreisen der Rektoratsmitglieder
• Vorbereitung von Unterlagen, Entscheidungsvorlagen, Präsentationen, Gesprächsnotizen und Protokollen
• Recherche, Zusammenstellung und Aufbereitung von Informationen für Leitungsentscheidungen
• Mitwirkung bei der Organisation hochschulinterner und externer Veranstaltungen, Sitzungen und Empfänge
• Pflege vertraulicher Daten, Akten und Dokumentationen
• Unterstützung bei Sonderaufgaben und Projekten des Rektorats
• eigenständige Klärung einfacher bis mittlerer Verwaltungsfragen sowie Vorbereitung komplexerer Vorgänge zur Entscheidung

Qualifikationen und Anforderungen

• abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement oder vergleichbare Qualifikation
• Diskretion, Loyalität und hohes Maß an Vertraulichkeit
• verbindliches, souveränes und serviceorientiertes Auftreten
• ausgeprägte Selbständigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Entscheidungsfähigkeit im eigenen Aufgabenbereich
• einschlägige Erfahrungen im Assistenz- oder Sekretariatsbereich, idealerweise in einer leitungsnahen Funktion im Hochschul- bzw. Wissenschaftsbereich
• sicherer Umgang mit den gängigen MS‑Office-Anwendungen, insbesondere Word, Excel und PowerPoint, sowie grundlegende Fähigkeiten in der ansprechenden Aufbereitung von Dokumenten und Unterlagen
• hohe Lernbereitschaft, Sorgfalt und Organisationsvermögen im Umgang mit neuen Aufgabenfeldern und sich verändernden Anforderungen
• sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sowie sichere Englischkenntnisse

Unser Angebot – Benefits

• Universität mit Zukunft: Ein lebendiger, grüner Campus mit Vernetzungsmöglichkeiten, kulturellen Angeboten und nachhaltiger Entwicklung
• Persönliche Entwicklung: vielfältige Weiterbildungsangebote – von zielgruppenspezifischen Trainings bis zu World Cafés
• Mitwirkung und Wertschätzung bei einem sicheren und gleichzeitig innovativen und vielfältigen Arbeitgeber
• attraktive Verweil‑ und Verpflegungsmöglichkeiten auf dem Campus
• Chancengerechtigkeit und Vielfalt: Wir fördern aktiv Chancengerechtigkeit, Vielfalt und Inklusion
• Familie und Karriere: Familienfreundliche Angebote wie Eltern‑Kind‑Zimmer, Ferienbetreuungsmöglichkeiten sowie ein familienfreundliches Arbeitsumfeld

Die Otto‑von‑Guericke‑Universität Magdeburg ist Unterzeichnerin der Charta der Vielfalt. Ihre Bewerbung ist bei uns willkommen, unabhängig von Geschlecht, kultureller und sozialer Herkunft, Alter oder sexueller Orientierung. Bewerbungen von schwerbehinderten Menschen und ihnen Gleichgestellten werden bei gleicher Eignung, Befähigung und fachlicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt. Die Otto‑von‑Guericke‑Universität Magdeburg setzt sich für die berufliche Gleichstellung von Frauen und Männern ein.