Administrative Assistenz (m/w/d) – Seminarorganisation & Kanzleiadministration

Stellenbeschreibung:

Wir suchen dich – werde Teil von fibelio

fibelio® ist eine moderne, digital ausgerichtete Steuerberatungsgesellschaft mit Fokus auf Unternehmer, Investoren und hochwertige Steuerstrategien. Zur Erweiterung unseres Teams suchen wir eine erfahrene, zuverlässige administrative Kraft, die unsere Seminarorganisation sowie die administrativen Kanzleiprozesse professionell unterstützt und ergänzt.

Deine Aufgaben

Seminarorganisation & interne Verwaltung

Planung, Vorbereitung und Koordination unserer Seminare und Webinare
Überwachung aller organisatorischen Abläufe rund um unsere Steuergestaltungs- und Business-Seminare
Teilnehmermanagement sowie Terminvereinbarungen
Erstellung der Seminarrechnungen und Überwachung der Zahlungseingänge
Verwaltung von Unterlagen, Dokumentationen und Seminarprozessen
Nachbereitung der Veranstaltungen sowie Optimierung interner Abläufe

Kanzleiadministration (in Zusammenarbeit mit unserem bestehenden Team)

Allgemeine schriftliche und telefonische Kommunikation
Unterstützung im digitalen Posteingang und Postausgang der Kanzlei
Fristenkontrolle und Überwachung wichtiger Termine
Schriftverkehr mit Mandanten, Behörden und Institutionen
Erstellung von Gebührenrechnungen (rein digital)
Verwaltung offener Posten und Zuarbeit für interne Auswertungen
Onboarding neuer Mandanten (Unterlagen, digitale Aktenanlage, Prozessabstimmung)
Führung und Überwachung der Vollmachtsdatenbank sowie Pflege der Mandanten-Stammdaten
Erstellung von Bilanzberichten (Zusammenstellung, Formatierung & Aufbereitung)
Mitarbeit bei organisatorischen Kanzleiprozessen und digitaler Datenpflege
Teamorientierte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung und den administrativen Kollegen

Dein Profil

Strukturierte, zuverlässige und sehr selbstständige Arbeitsweise
Sicherer Umgang mit digitalen Systemen und moderner Office-Software
Freundliches, professionelles und verbindliches Auftreten
Ausgeprägte Organisationsstärke und Verantwortungsbewusstsein
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Bürokaufmann/-frau, Industriekaufmann/-frau, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement)
Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung ohne Unterbrechung in einem kaufmännischen, administrativen oder kanzleinähen Bereich
Sicheres Deutsch in Wort und Schrift (fehlerfreie Korrespondenz zwingend)
Hohe digitale Affinität und Routine im Umgang mit modernen Büro- und Kommunikationssystemen
Modernes, vollständig digitales Arbeitsumfeld
Eigenständige und abwechslungsreiche Aufgabenbereiche
Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
Weiterentwicklungsmöglichkeiten im Bereich Seminar- & Kanzleiorganisation
Ein wertschätzendes, kollegiales Team und klare Strukturen