Administrative Specialist (m/w/d)

Stellenbeschreibung:

Wir suchen eine engagierte und strukturierte Persönlichkeit zur Unterstützung unseres Teams im operativen Tagesgeschäft für die Position Administrative Specialist (m/w/d) . Sie organisieren gerne, behalten auch bei mehreren Themen gleichzeitig den Überblick und sorgen dafür, dass Prozesse reibungslos laufen? Dann könnte das genau die richtige Position für Sie sein.

Das sind wir: Die American Academy in Berlin gehört zu den renommiertesten transatlantischen Institutionen, in der führende Persönlichkeiten aus Wissenschaft, Kunst, Medien, Wirtschaft und Politik aufeinandertreffen. Sie ist eine privat finanzierte, unabhängige, unparteiische Forschungs- und Kulturinstitution, die sich der Aufrechterhaltung und Verbesserung langfristiger intellektueller, kultureller und politischer Beziehungen zwischen den USA und Deutschland widmet. Der Dreh- und Angelpunkt ist unsere denkmalgeschützte Villa am Wannsee, wo unsere Gäste leben & forschen und unser Team arbeitet. Darüber hinaus organisiert die American Academy ein umfangreiches Veranstaltungsprogramm mit jährlich über 100 Veranstaltungen.

Sie können Teil dieser besonderen Institution werden - und ganz nebenbei kann es passieren, dass Sie beim Mittagessen in unserer historischen Villa am Wannsee mit einem Pulitzer-Preisträger, einem Harvard-Professor oder einem international bekannten Künstler am Tisch sitzen.

Ihr Rolle: Sie denken in Strukturen, verstehen prozessuale Zusammenhänge und bewegen sich sicher auf Management-Ebene. In dieser Rolle arbeiten Sie eng an der Seite der Führung in den Abteilungen Infrastructure & Administration sowie COO-Office. Sie schaffen Übersicht in Themenfeldern wie Vertragsverwaltung, Liegenschaftserhalt, Instandhaltung, Energie und sorgen gleichzeitig für professionelle Management-Unterstützung im Büro des kaufmännischen Geschäftsführers.

Ihre Aufgaben

Vorausschauende Organisation und Koordination administrativer Abläufe
Bearbeitung von Korrespondenz, Dokumenten und internen Anfragen
Terminplanung und Verwaltung von Kalendern
Kommunikation mit externen Partnern und Dienstleistern
Erstellung von Präsentationen, Briefings, Management Reports und Protokollen
Pflege von Datenbanken, Dokumenten und internen Systemen
Weiterentwicklung effizienter Dokumentations- und Ablagesysteme
Mitwirkung an internen Projekten und Prozessoptimierungen
Administrative Mitarbeit von Bau-, Modernisierungs- und Infrastrukturprojekten

Ihr Profil

Erfolgreicher Abschluss einer kaufmännischen oder verwaltungsbezogenen Ausbildung wie Büromanagement, Verwaltungsfachkraft, Steuerfachkraft oder vergleichbar
Mehrjährige Berufserfahrung im administrativen Bereich
Erfahrung im Bereich Immobilien und Facility Management von Vorteil
Sehr sichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Digitale Kompetenz und Routine im Umgang mit modernen Arbeits-, Kollaborations- und Office Tools (M365)
Ausgeprägtes Organisationsvermögen und strukturierte Arbeitsweise
Klare, professionelle Kommunikation
Teamfähigkeit sowie souveränes Auftreten gegenüber externen und internen Stakeholdern
Diskretion, Verlässlichkeit und Umsetzungsstärke

Warum wir?

Vielseitige Tätigkeit in einer außergewöhnlichen internationalen Umgebung:Arbeiten Sie in einer hoch angesehenen Institution mit transatlantischer Ausrichtung und hochkarätigen Persönlichkeiten.
Flexibilität & Work-Life-Balance:Homeoffice, Gleitzeit (10–16 Uhr Kernarbeitszeit) und eine strukturierte Einarbeitung für einen reibungslosen Start.
Attraktive Benefits:Zuschuss zum Jobticket oder Urban Sports Club, gesundes Essen im Restaurant der Villa und kostenfreie Parkplätze.
Beste Erreichbarkeit: Arbeitsort in einzigartiger Lage am Berliner Wannsee, zentral gelegen mit optimaler Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr.

Weitere Informationen

Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Wir sind stets an einem unbefristeten Folgevertrag interessiert. Die American Academy setzt sich besonders für Chancengleichheit ein. Als Arbeitgeber bemühen wir uns daher stetig, die Stärken jeder/s Einzelnen zu fördern und unterschiedliche Kulturen, Perspektiven und Erfahrungen willkommen zu heißen, um ein einladendes Arbeitsumfeld für alle Mitarbeitenden zu schaffen.