Assistenz der Direktion (m/w/d)

Overview

Die Waisenhaus – Stiftung des öffentlichen Rechts – ist eine seit 1679 bestehende Frankfurter Stiftung. Wir sind eine Einrichtung der ambulanten, teilstationären und stationären Jugendhilfe. Unser Ziel ist es, die Lebensperspektive von Kindern und Jugendlichen in der heutigen Gesellschaft zu verbessern sowie die persönliche, soziale und ökonomische Eigenständigkeit der Betroffenen zu stabilisieren.

Aufgrund des Renteneintritts der Stelleninhaberin suchen wir zum eine Assistenz der Direktion (m/w/d), die professionell organisiert, vorausschauend denkt und unser Leitungsteam zuverlässig im Alltag unterstützt.

Die Position: Assistenz der Direktion (m/w/d) – Vollzeit oder Teilzeit (mind. 75 %) – Entgeltgruppe 8 TVöD.

Responsibilities

• Administrative und organisatorische Unterstützung der Direktion, einschließlich Terminplanung, Reiseorganisation, Sitzungskoordination und Protokollführung


• Kommunikation mit internen und externen Ansprechpartner:innen sowie die Erstellung von Präsentationen, Schreiben und Berichten


• Sicherstellung eines funktionierenden Büromanagements mit Datenpflege, Ablage und Materialbeschaffung


• Unterstützung bei der Organisation und Dokumentation von Projekten und Veranstaltungen sowie Mitwirkung bei der Haushaltsplanung


• Pflege und Aktualisierung von Website und Intranet (WordPress) sowie Unterstützung bei interner Kommunikation und ggf. Social Media


• Empfang und Betreuung von Gästen

Qualifications

• Eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltungsnahe Ausbildung mitbringen (z.B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Verwaltungsfachangestellte:r)


• Sehr gute MS-Office-Kenntnisse (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) sowie CRM-Kenntnisse


• Idealerweise Erfahrung mit WordPress und digitalen Verwaltungssystemen


• Sich durch Organisationstalent und eine strukturierte Arbeitsweise auszeichnen


• Diskret, zuverlässig und verantwortungsbewusst handeln


• Freundlich und kommunikationsstark im Team agieren


• Flexibel, motiviert und offen für neue Aufgaben


• Gerne eigenverantwortlich arbeiten und den Blick über den Tellerrand werfen


• Bereits erste Erfahrungen in Leitungsassistenz oder vergleichbaren Funktionen


• Wünschenswert: Erfahrung mit Verwaltungsabläufen in Einrichtungen der Sozialwirtschaft, im öffentlichen Dienst oder in einer vergleichbaren Organisation

Benefits

• Eine interessante, zukunftssichere und sinnstiftende Tätigkeit


• Eingruppierung nach TVöD


• Alle üblichen Leistungen des öffentlichen Dienstes (Job-Ticket, zusätzliche Altersversorgung) sowie ggf. Unterstützung bei der Wohnungssuche


• Möglichkeit zur Teilnahme am Sport-, Wellness- und Gesundheitsnetzwerk EGYM Wellpass


• Fortbildungsmöglichkeiten


• Flexible Arbeitszeiten im Rahmen unserer Gleitzeitregelung


• Kostenlose Parkplätze


• Ein unbefristetes Arbeitsverhältnis

Job Details

• Seniority level: Entry level


• Employment type: Full-time


• Job function: Administrative


• Industries: Technology, Information and Internet

Hinweis: Referrals erhöhen Ihre Chancen auf ein Interview.