Assistenz der Fachgebietsleitung „Digital Health - Non-Communicable Diseases" (m/w/d)

Assistenz der Fachgebietsleitung „Digital Health - Non-Communicable Diseases" (m/w/d)

Die Stelle ist in Teilzeit/Vollzeit zu besetzen und vorerst befristet auf 2 Jahre mit der Option der Entfristung.

Deine zukünftigen Aufgaben

• Aktive Unterstützung im Kalendermanagement und bei der Terminkoordination für die Fachgebietsleitung/Professor:in, inklusive vorausschauender Planung, Priorisierung und frühzeitiger Identifikation von Terminengpässen
• Unterstützung bei der Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Meetings, Projekttreffen und Veranstaltungen am Lehrstuhl, inklusive Agenda-Management, Protokollführung und Nachverfolgung von To-dos
• Überblick über parallele Themen, offene Aufgaben und Fristen im Fachgebiet
• Vor- und Nachbereitung von Reisen der Fachgebietsleitung, Beantragung und Abrechnung der Dienstreisen der Fachgebietsleitung in SAP Concur
• Rechnungsbearbeitung mit dem Dokumentenmanagementprogramm DocuWare
• Unterstützung bei der Anstellung und im Onboarding neuer Mitarbeitender
• Zuarbeit bei besonderen Aufgaben der Fachgebietsleitung in der akademischen Verwaltung, z. B. Prüfungsausschuss
• Ansprechpartner:in für Mitarbeitende und Stipendiat:innen in organisatorischen Fragen zur Gewährleistung eines routinierten und professionellen Ablaufs
• Mitwirkung bei der Finanz- und Budgetplanung der Fachgebietsleitung und Zusammenarbeit mit verschiedenen zentralen Verwaltungsabteilungen wie Finanzen, Drittmittel und Personal
• Unterstützung bei Sonderaufgaben wie z. B. Organisation eines jährlichen Fachgebiet‑Retreats
• Pflege eines professionellen Netzwerks mit den Assistenzexisten anderer Fachgebiete sowie mit relevanten internen und externen Kontakten

Was Du mitbringen solltest

• Du hast eine kaufmännische Berufsausbildung oder ein Studium erfolgreich abgeschlossen oder eine vergleichbare Qualifikation und bringst mehrjährige Erfahrungen in vergleichbaren Positionen mit
• Strukturierte, vorausschauende und eigenverantwortliche Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Organisationsgeschick
• Du hast Freude an Assistenztätigkeiten und bist im Umgang mit MS-Produkten (Teams, Outlook, Excel, Word etc.) versiert und bist offen für moderne Kollaborationstools (z. B. Slack, Notion)
• Erfahrung in digitalen Anwendungsprogrammen wie SAP Success Factors, SAP Concur und digitalen Rechnungsbearbeitungssystemen wünschenswert
• Eine eigenverantwortliche, planvolle und lösungsorientierte Arbeitsweise ist für Dich selbstverständlich
• Souveränes und freundliches Auftreten
• Aufgrund der internationalen Ausrichtung an den Fachgebieten sind interkulturelle Kompetenz und sehr gute Kommunikationsfähigkeiten in deutscher und englischer Sprache in Wort und Schrift wichtig

Darauf, kannst Du Dich bei uns freuen

• Einen facettenreichen Job, eingebettet in ein internationales und dynamisches Arbeitsumfeld
• Eine spannende, verantwortungsvolle Position, in der Du viel bewegen kannst
• Persönliche und fachliche Weiterbildungsmöglichkeiten
• Attraktive Angebote für Mitarbeitende (Corporate Benefits) sowie vergünstigtes Mittagessen
• Bezuschusstes Firmenticket/Deutschlandticket
• Kostenfreie Getränke (Kaffee, Tee, Wasser) sowie frisches Obst
• Zahlreiche Sportmöglichkeiten (Tennis- und Basketballplatz, Beachvolleyballfeld, Callisthenics-Park) und Teilnahme an Laufveranstaltungen
• Für Problemlagen jeglicher Art (auch im privaten Umfeld) kannst Du kostenfrei unsere externe Mitarbeitendenberatung nutzen
• Möglichkeit zum mobilen Arbeiten (an bis zu 2 Tagen in der Woche)
• 30 Urlaubstage plus zwei zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester
• Einen Arbeitsplatz am HPI-Campus in Potsdam-Babelsberg (S‑Bhf. Griebnitzsee) mit schneller Verkehrsanbindung nach Berlin

Haben wir Dein Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Deine aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen inkl. Gehaltsvorstellung. Bitte bewirb Dich ausschließlich über unsere Karriereseite.

Hasso‑Plattner‑Institut für Digital Engineering gGmbH
Prof.-Dr.-Helmert-Str. 2‑3
14482 Potsdam