Assistenz der Geschäftsführung / Backoffice (m/w/d) Teilzeit, 20h/Woche · Remote oder hybrid (Köln)

Als Aventuras bewegen uns im Markt für medizinisches Cannabis in Deutschland und koordinieren die Zusammenarbeit zwischen Telemedizin‑Plattformen, Großhändlern und Apotheken. Das Geschäft ist regulatorisch komplex und entwickelt sich schnell.

Aufgaben

• Klassisches Backoffice: Posteingang, Termin- und Kalendermanagement, Reisebuchungen, Wiedervorlagen
• Korrespondenz mit Geschäftspartnern, Behörden und Dienstleistern – auf Deutsch und Englisch
• Vorbereitende Buchhaltung: Rechnungen prüfen, Belege sortieren, Zahlungen über Qonto vorbereiten (auch internationale Wires), Schnittstelle zur Steuerberatung
• Vertragsablage, Dokumentenmanagement, einfache vertragliche Vorprüfungen
• Bestell- und Lieferantenkoordination
• Pflege von Bestands- und Stammdaten in Excel
• Recherchen, Aufbereitung von Entscheidungsvorlagen, Termin- und Meeting‑Vorbereitung
• Allgemeine Unterstützung der Geschäftsführung im Tagesgeschäft – das, was eben anfällt

Qualifikation

• Kaufmännische Ausbildung oder Studium (BWL, Wirtschaftsrecht, Office Management, Pharmazie, ähnliches) – Werkstudent:innen ausdrücklich willkommen
• Erste Erfahrung als Assistenz, im Backoffice oder in einer vergleichbaren Rolle ist ein Plus
• Sehr sauberes Arbeiten in Excel und mit gängigen Office‑Tools
• Strukturierte, eigenständige Arbeitsweise – du brauchst keine Anleitung für jede zweite E‑Mail und priorisierst selbstständig
• Sehr gutes Deutsch, solides Englisch
• Diskretion und Sorgfalt – wir arbeiten mit sensiblen Daten und teils erheblichen Beträgen
• Erfahrungen im Bereich Cannabis sind wünschenswert, aber keine Voraussetzung – ebenso wenig wie Vorerfahrung im Pharma‑, Apotheken‑ oder Healthcare‑Umfeld

Benefits

• 20 h/Woche, flexible Zeiteinteilung
• Remote‑first, gerne hybrid wenn du in Köln oder Umgebung sitzt
• Werkstudent: 16–20 €/h, Festanstellung in Teilzeit nach Vereinbarung
• Individuelles Weiterbildungsbudget – fachlich, persönlich, was dich weiterbringt
• Urban Sports Club Mitgliedschaft
• Kurze Wege, direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung, viel Verantwortung von Anfang an