Assistenz der Geschäftsführung bzw. Executive Assistent (m/w/d)

Assistenz der Geschäftsführung bzw. Executive Assistent (m/w/d)

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir eine Assistenz der Geschäftsführung bzw. Executive Assistent (m/w/d) vorzugsweise in Vollzeit (mind. 35 h pro Woche).

Zu Ihren Kernaufgaben bei uns gehören:

• die vertrauliche, zuverlässige sowie entlastende Unterstützung der Geschäftsführerin – organisatorisch und administrativ,
• das Führen des Terminkalenders inklusive Fristenkontrolle,
• die Übernahme der Verantwortung von Teilprojekten einhergehend mit projektbezogenen Recherchen, Aufbereitung von Daten und der Beschaffung von Informationen,
• die Besetzung und Koordination der Schnittstellen der Geschäftsleitung zu allen Unternehmensbereichen, externen Partnern und relevanten Körperschaften,
• zukünftig die Sicherstellung der Budgetkontrolle in Zusammenarbeit mit dem Finanzwesen,
• die Strukturierung und Sortierung der Ablagen, Akten, Datensammlungen im Bereich der Geschäftsleitung,
• die selbständige Abwicklung geschäftlicher und z.T. auch privater Korrespondenz der Geschäftsführung mit geschäftlichem Bezug,
• die vertretungsweise Steuerung von anderen Stabsstellen und Teams, die noch keine eigne Führungskraft haben,
• die Erarbeitung von Entscheidungsvorlagen und das Anfertigen von Reportings in allen BWL-Grundgebieten (in Zusammenarbeit mit den entsprechenden Fachabteilungen und Führungskräften) sowie die Anfertigung von Ad-Hoc-Auswertungen und
• die Erstellung von Protokollen verschiedener Art in Verbindung mit inhaltlicher Nachkontrolle.

Wenn Sie:

• Interesse an einer engen Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung eines erfolgreichen und wachsenden Unternehmens haben und ggf. das Ziel verfolgen, sich selbst beruflich überdurchschnittlich zu entwickeln,
• entweder über ein abgeschlossenes Studium im kaufmännischen, volkswirtschaftlichen oder juristischen Bereich oder einen kaufmännischen Berufsabschluss in Verbindung mehrjähriger Berufserfahrung verfügen,
• einschlägige Berufserfahrung in mittelständigen, idealer Weise auch inhabergeführten Unternehmen vorweisen können,
• sehr gute Kenntnisse im Umgang mit Excel und Word mitbringen und wünschenswerter Weise digital affin sind und sich für neue Informationstechnologien interessieren,
• über starke organisatorische Fähigkeiten verfügen und effektiv priorisieren und auch delegieren können,
• die Fähigkeit besitzen, sich schnell in neue Sachverhalte einfinden zu können,
• eine hohe Sozialkompetenz besitzen, begeisterungsfähig sind und sich durch ein ausgeprägtes Kommunikationsgeschick auszeichnen,
• Deutsch und vorzugsweise auch Englisch in Worten und Schrift beherrschen sowie
• mobil sind, mindestens die Führerscheinklasse B besitzen und Reisebereitschaft für gelegentliche Dienstreisen mitbringen,

dann sind Sie richtig bei uns!

Bei uns erwarten Sie:

• eine abwechslungsreiche und sinnstiftende Tätigkeit, teilweise mit sozialem Bezug,
• ein hoher Anspruch als medizinisches Beratungs- und Versorgungsunternehmen, mit unseren gelebten Werten „Transparenz“, „Offenheit“ und „Qualität“,
• ein großer Teamzusammenhalt, eine sehr moderne Arbeitsumgebung und die Bereitstellung der für Ihre Arbeit notwendigen technischen Ausstattung,
• individuell auf Sie und Ihre Bedürfnisse abgestimmte Fort- und Weiterbildungsangebote,
• die Möglichkeit, sich in Ihrem Fachbereich und darüber hinaus einzubringen und mitzugestalten und
• eine flache Organisationsstruktur, mit vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten.