Assistenz der Leitung Facility Management (m/w/d)

Im Zuge des strukturellen Neuaufbaus der Bereiche im Facility Management erweitern wir unser Team um eine engagierte Assistenz der FCM-Leitung (m/w/d).

Die Position unterstützt aktiv den Aufbau neuer organisatorischer Strukturen sowie die Weiterentwicklung sämtlicher Prozesse innerhalb des Fachbereichs.

Assistenz der Leitung Facility Management (m/w/d)in Vollzeit, ab sofort

Die Pro Klinik Service GmbH ist eine Tochter der PRO Klinik Holding GmbH und übernimmt zentrale Aufgaben im Betrieb, der Instandhaltung und Weiterentwicklung der baulichen und technischen Infrastruktur. In enger Zusammenarbeit mit dem Universitätsklinikum Ruppin Brandenburg (ukrb) sorgt sie für einen sicheren und reibungslosen Klinikbetrieb.

Freuen Sie sich auf:

• einen unbefristeten Arbeitsvertrag
• eine attraktive, leistungsorientierte Vergütung entsprechend Ihrer Qualifikation und Erfahrung
• geregelte Arbeitszeiten
• ein breites und abwechslungsreiches Aufgabenspektrum
• Weiterbildungsmöglichkeiten im fachlichen und persönlichen Bereich
• ein motiviertes, kollegiales Team
• Mitarbeiterparkplätze sowie ein familienfreundliches Umfeld mit KiTa-Angebot

Ihre Aufgaben – organisiert, proaktiv und strukturierend

• Sie unterstützen die Leitung FCM administrativ und organisatorisch in den Bereichen Bau und den Bauprojekte, Immobilienmanagement, Umzugsmanagement, Energiemanagement und Technische Abteilung,
• Sie wirken aktiv beim Aufbau neuer Strukturen, Prozesse und organisatorischer Abläufe im Facility Management mit.
• Sie übernehmen die vollständige Organisation, Koordination und Terminplanung der Leitung inklusive Kalender-, Fristen- und Wiedervorlagenmanagement.
• Sie bereiten Meetings vor und nach, koordinieren Jour Fixes und Besprechungen und erstellen Protokolle.
• Sie erstellen Präsentationen, Reports, Auswertungen und Entscheidungsvorlagen.
• Sie unterstützen bei Bauprojekten sowie bei der organisatorischen Begleitung laufender Maßnahmen in den Bereichen Immobilienmanagement, Baumanagement, Technik und Umzugsmanagement.
• Sie übernehmen eigenständig Sonderaufgaben und sorgen für eine strukturierte und effiziente Abwicklung administrativer Prozesse.
• Sie unterstützen zusätzlich bei der organisatorischen Betreuung dualer Studierender sowie weiterer bereichsübergreifender Themen.

Ihr Profil – schnell, vorausschauend und belastbar

• eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation mit relevanter Berufserfahrung
• Erfahrung in einer organisatorischen Assistenzfunktion oder im Office-/Projektumfeld
• ein sehr gutes Organisationstalent sowie eine strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• ein hohes Maß an Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
• eine schnelle Auffassungsgabe sowie die Fähigkeit, Aufgaben selbstständig zu priorisieren und umzusetzen
• eine proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise mit Hands-on-Mentalität
• sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere PowerPoint, Excel, Word und Outlook)
• gute Kommunikationsfähigkeiten sowie ein professionelles und verbindliches Auftreten
• Belastbarkeit, Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen