Assistenz der Leitung Facility Management (m/w/d)

Assistenz der Leitung Facility Management (m/w/d)

Wir suchen eine engagierte Assistenz der Leitung für unser Team im Facility Management. Die Position unterstützt den Aufbau neuer organisatorischer Strukturen und die Weiterentwicklung von Prozessen innerhalb des Fachbereichs.

Kurzüberblick

• Standort: Brandenburg
• Arbeitsmodell: Vollzeit
• Anstellungsart: unbefristet

Aufgaben

Als Assistenz der Leitung unterstützen Sie die FCM-Leitung administrativ und organisatorisch in den Bereichen Bau, Immobilienmanagement, Umzugsmanagement, Energiemanagement und Technische Abteilung.

• Sie wirken aktiv beim Aufbau neuer Strukturen, Prozesse und organisatorischer Abläufe im Facility Management mit.
• Sie übernehmen die vollständige Organisation, Koordination und Terminplanung der Leitung inklusive Kalender-, Fristen- und Wiedervorlagenmanagement.
• Sie bereiten Meetings vor und nach, koordinieren Jour Fixes und Besprechungen und erstellen Protokolle.
• Sie erstellen Präsentationen, Reports, Auswertungen und Entscheidungsvorlagen.
• Sie unterstützen bei Bauprojekten sowie bei der organisatorischen Begleitung laufender Maßnahmen in den Bereichen Immobilienmanagement, Baumanagement, Technik und Umzugsmanagement.
• Sie übernehmen eigenständig Sonderaufgaben und sorgen für eine strukturierte und effiziente Abwicklung administrativer Prozesse.
• Sie unterstützen zusätzlich bei der organisatorischen Betreuung dualer Studierender sowie weiterer bereichsübergreifender Themen.

Anforderungen

• abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation mit relevanter Berufserfahrung
• Erfahrung in einer organisatorischen Assistenzfunktion oder im Office-/Projektumfeld
• gutes Organisationstalent sowie strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• hohes Maß an Eigeninitiative und Verantwortungsbewusstsein
• schnelle Auffassungsgabe sowie Fähigkeit, Aufgaben selbstständig zu priorisieren und umzusetzen
• proaktive und lösungsorientierte Arbeitsweise mit Hands-on-Mentalität
• sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere PowerPoint, Excel, Word und Outlook)
• gute Kommunikationsfähigkeiten sowie professionelles und verbindliches Auftreten
• Belastbarkeit, Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen

Benefits

• unbefristeter Arbeitsvertrag
• attraktive, leistungsorientierte Vergütung entsprechend Ihrer Qualifikation und Erfahrung
• geregelte Arbeitszeiten
• breites und abwechslungsreiches Aufgabenspektrum
• Weiterbildungsmöglichkeiten im fachlichen und persönlichen Bereich
• motiviertes, kollegiales Team
• Mitarbeiterparkplätze sowie familienfreundliches Umfeld mit KiTa-Angebot