Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung 23.04.2026 USHIO Industry & Entertainment GmbH Berlin

Stellenbeschreibung:

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Über uns

USHIO treibt die Zukunft durch Lichtinnovationen voran. Als eines der wenigen globalen Unternehmen, das sowohl Lichtquellen als auch Komplettsysteme entwickelt - von Lampen für die Halbleiterfertigung bis hin zu hochpräzisen Belichtungsgeräten für Leiterplatten - haben wir in mehreren Branchen Werde Teil unseres Teams aus technischen Expertinnen und Experten, die das unsichtbare Potenzial des Lichts erschließen und unter unserem Motto »Licht schafft eine viel spannendere Zukunft«, Innovationen in der Halbleiter- und Hightech-Industrie

Aufgaben

Als Assistenz (m/w/d) der Geschäftsführung spielst du eine entscheidende Rolle dabei, Ushio Industry & Entertainment aktiv mitzugestalten und einen spürbaren Mehrwert zu leisten.
Executive-Unterstützung & Office-Management: Kalender-, Reise- und Meeting-Management inkl. Vor- und Nachbereitung, Spesen- und Vertragsadministration, Vertraulichkeits- und Fristenkontrolle
Unterstützung für Geschäftsreisende innerhalb der Ushio-Gruppe
Mehrsprachige Kommunikation: Erstellung, Übersetzung und Qualitätssicherung von Management-Unterlagen (Präsentationen, Memos, Protokolle, Briefings) in DE/EN/JA; professionelle Korrespondenz mit Geschäftspartnern in EMEA/APAC
Meeting-Management: Agenda-Steuerung, Materialienbündelung, Protokollführung, Maßnahmenverfolgung (Action Tracking) und Status-Reporting
Stakeholder- und Schnittstellenmanagement: Koordination mit HR, Finance, Legal, Supply, IT sowie externen Berater:innen; professionelles Besuchs- und Event-Management (Board-Besuche, Delegationen)
Informationsmanagement: Strukturierte Ablage, Dokumentenversionierung, Datenraum-Pflege; Sicherstellung von Datenschutz- und Compliance-Vorgaben, Aktivitäten im Zusammenhang mit Japanischen Sarbanes-Oxley-Gesetz, Erstellung monatlicher Berichte an die Zentrale, Erstellung und Pflege eines internen Firmennewsletters
Ad-hoc-Projekte: Unterstützung bei Projekten des Top-Managements (z. B. Standort-Termine, Leadership-Offsites, Business Reviews)
Mehrjährige Erfahrung (i. d. R. 3-5+ Jahre) als Assistenz der Geschäftsführung, Vorstandsassistenz oder Executive Assistant in einem internationalen Umfeld
Sprachkenntnisse:
Deutsch: verhandlungssicher/C2, stil- und rechtssichere Schriftkommunikation
Japanisch: professionelles Niveau (idealerweise JLPT N2/N1), stil- und rechtssichere Schriftkommunikation
Englisch: sehr gut/C1
Souverän im Umgang mit Senior Executives, hohe Diskretion und Integrität
Ausgeprägte Organisationsstärke, Antizipationsvermögen und Priorisierungsfähigkeit; proaktive, lösungsorientierte Arbeitsweise
Sicherer Umgang mit MS 365 (Outlook, Teams, PowerPoint, Excel, OneDrive/SharePoint); Affinität zu Tools für Reise-/Spesenmanagement
Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium; interkulturelle Kompetenz, Service- und Teamorientierung
Bis zu 30 Urlaubstagen pro Jahr
Flexible Arbeitszeiten und hybrides Arbeitsmodell
Offen für Teilzeitarbeit
Gesundheits- und Vorsorgeprogramme
Vielzahl an Trainings- und Weiterbildungsmöglichkeiten