Assistenz / Office Manager im Büro der Universitätsleitung (m/w/d)

Stellenbeschreibung:

Ihre Aufgaben
  • Eigenverantwortliche Organisation, Koordination und Durchführung administrativer sowie organisatorischer Sekretariats- und Assistenzaufgaben, einschließlich der Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Veranstaltungen und Terminen, auch in englischer Sprache
  • Umfassende Unterstützung der Mitarbeitenden im Büro der Universitätsleitung (UL) sowie im Bereich S-Projekte bei der Koordination und Umsetzung laufender Aufgaben im Umfeld der Vizepräsidentinnen und Vizepräsidenten sowie der Leitung der Stabsabteilung
  • Selbstständige Bewirtschaftung, Überwachung und Controlling der Budgets der Universitätsleitung einschließlich der haushaltsrechtlichen Prüfung und Abwicklung der dem Präsidenten sowie den Vizepräsidentinnen und Vizepräsidenten zugewiesenen Mittel
  • Koordination von Informations- und Kommunikationsprozessen zwischen der Universitätsleitung, zentralen Einrichtungen sowie internen und externen Ansprechpersonen
  • Erstellung, Aufbereitung und Verwaltung von Unterlagen, Berichten, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen für die Universitätsleitung
  • Mitwirkung bei der Optimierung administrativer Abläufe und der Weiterentwicklung organisatorischer Prozesse im Büro der Universitätsleitung
Ihr Profil
  • Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, vorzugsweise als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, oder eine vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung
  • Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Office-Management-Bereich, idealerweise in einer komplexen Organisationsstruktur
  • Fundierte Erfahrung in der eigenverantwortlichen Organisation, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen
  • Erfahrung in der Erstellung, Aufbereitung und Verwaltung von Unterlagen sowie in der professionellen schriftlichen und mündlichen Korrespondenz
  • Kenntnisse in der Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
  • Sicherer Umgang mit Datenbanken und digitalen Verwaltungs- und Informationssystemen wünschenswert
  • Idealerweise Erfahrung in der Mittelbewirtschaftung, Budgetverwaltung oder haushaltsrechtlichen Abwicklung von Finanzmitteln sowie in Beschaffungsprozessen
  • Sicherer Umgang mit MS-Office Programmen (Word, Excel, PowerPoint und Outlook)
  • Exzellente Deutschkenntnisse (mind. C2-Niveau) sowie sehr gute Englischkenntnisse (mind. C1-Niveau)
  • Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie eine selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
  • Hohes Maß an Serviceorientierung, Diskretion und Verlässlichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
  • Sicheres und freundliches Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit
  • Hohe Flexibilität, Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch bei wechselnden Anforderungen den Überblick zu behalten
  • Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein sowie die Fähigkeit zum vernetzten und lösungsorientierten Denken
Wir haben einiges zu bieten: Unsere Benefits
  • Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) beziehungsweise Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung
  • Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember
  • Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen
  • Betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen
  • Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten
  • Homeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich
  • Vielfältige Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
  • Umfassende Einarbeitung durch engagiertes Team
  • Kollegiales Arbeitsumfeld mit sehr gutem Betriebsklima
  • Büroräume in fußläufiger Nähe zum öffentlichen Nahverkehr
Stellenzusatz

Bei entsprechender Eignung ist eine Perspektive auf eine Weiterbeschäftigung gegeben.

Arbeitszeit Vollzeit
NOTE / HINWEIS:
EnglishEN: Please refer to Fuchsjobs for the source of your application
DeutschDE: Bitte erwähne Fuchsjobs, als Quelle Deiner Bewerbung

Stelleninformationen

  • Veröffentlichungsdatum:

    16 Jun 2026
  • Gehaltsspanne (KI-Schätzung):

    3500€ bis 4500€ p.a.
  • Standort:

    Erlangen

    Einsatzort:

    Erlangen, Germany
  • Typ:

    Vollzeit
  • Arbeitsmodell:

    Vor Ort
  • Kategorie:

    Customer Service
  • Erfahrung:

    Erfahren
  • Arbeitsverhältnis:

    Angestellt

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