Assistenz / Office Manager im Büro der Universitätsleitung (m/w/d)...

Ihre Aufgaben
- Eigenverantwortliche Organisation, Koordination und Durchführung administrativer sowie organisatorischer Sekretariats- und Assistenzaufgaben, einschließlich der Planung, Vorbereitung und Nachbereitung von Veranstaltungen und Terminen, auch in englischer Sprache
- Umfassende Unterstützung der Mitarbeitenden im Büro der Universitätsleitung (UL) sowie im Bereich S-Projekte bei der Koordination und Umsetzung laufender Aufgaben im Umfeld der Vizepräsidentinnen und Vizepräsidenten sowie der Leitung der Stabsabteilung
- Selbstständige Bewirtschaftung, Überwachung und Controlling der Budgets der Universitätsleitung einschließlich der haushaltsrechtlichen Prüfung und Abwicklung der dem Präsidenten sowie den Vizepräsidentinnen und Vizepräsidenten zugewiesenen Mittel
- Koordination von Informations- und Kommunikationsprozessen zwischen der Universitätsleitung, zentralen Einrichtungen sowie internen und externen Ansprechpersonen
- Erstellung, Aufbereitung und Verwaltung von Unterlagen, Berichten, Präsentationen und Entscheidungsvorlagen für die Universitätsleitung
- Mitwirkung bei der Optimierung administrativer Abläufe und der Weiterentwicklung organisatorischer Prozesse im Büro der Universitätsleitung
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Berufsausbildung, vorzugsweise als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, oder eine vergleichbare Qualifikation mit einschlägiger Berufserfahrung
- Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenz-, Sekretariats- oder Office-Management-Bereich, idealerweise in einer komplexen Organisationsstruktur
- Fundierte Erfahrung in der eigenverantwortlichen Organisation, Koordination und Nachbereitung von Terminen, Besprechungen und Veranstaltungen
- Erfahrung in der Erstellung, Aufbereitung und Verwaltung von Unterlagen sowie in der professionellen schriftlichen und mündlichen Korrespondenz
- Kenntnisse in der Planung, Organisation und Abrechnung von Dienstreisen
- Sicherer Umgang mit Datenbanken und digitalen Verwaltungs- und Informationssystemen wünschenswert
- Idealerweise Erfahrung in der Mittelbewirtschaftung, Budgetverwaltung oder haushaltsrechtlichen Abwicklung von Finanzmitteln sowie in Beschaffungsprozessen
- Sicherer Umgang mit MS-Office Programmen (Word, Excel, PowerPoint und Outlook)
- Exzellente Deutschkenntnisse (mind. C2-Niveau) sowie sehr gute Englischkenntnisse (mind. C1-Niveau)
- Ausgeprägte Organisationsfähigkeit sowie eine selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
- Hohes Maß an Serviceorientierung, Diskretion und Verlässlichkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
- Sicheres und freundliches Auftreten sowie ausgeprägte Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit
- Hohe Flexibilität, Belastbarkeit und die Fähigkeit, auch bei wechselnden Anforderungen den Überblick zu behalten
- Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein sowie die Fähigkeit zum vernetzten und lösungsorientierten Denken
Wir haben einiges zu bieten: Unsere Benefits
- Regelmäßiger Stufenanstieg und steigendes Gehalt nach Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) beziehungsweise Besoldung nach BayBesG sowie zusätzliche Jahressonderzahlung
- Urlaubsanspruch von 30 Tagen pro Kalenderjahr bei fünf Arbeitstagen pro Woche, mit zusätzlichen freien Tagen am 24. und 31. Dezember
- Flexible Arbeitszeitregelungen und -modelle sowie die Möglichkeit, Mehrarbeit durch Freizeit auszugleichen
- Betriebliche Altersversorgung sowie vermögenswirksame Leistungen
- Familienfreundliche Umgebung mit Ferien- und Kinderbetreuungsangeboten
- Homeoffice nach Einarbeitung grundsätzlich möglich
- Vielfältige Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten
- Umfassende Einarbeitung durch engagiertes Team
- Kollegiales Arbeitsumfeld mit sehr gutem Betriebsklima
- Büroräume in fußläufiger Nähe zum öffentlichen Nahverkehr
Stellenzusatz
Bei entsprechender Eignung ist eine Perspektive auf eine Weiterbeschäftigung gegeben.
Arbeitszeit
Vollzeit