Assistenz Verwaltung & Sekretariat (m/w/d)

Stellenbeschreibung:

Über uns

Das Institut für Klinische Transfusionsmedizin und Immungenetik Ulm nimmt als Gemeinschaftsunternehmen des DRK-Blutspendedienstes Baden-Württemberg – Hessen gemeinnützige GmbH und des Universitätsklinikums Ulm AÖR die Versorgung des Universitätsklinikums Ulm und vieler weiterer Einrichtungen mit transfusionsmedizinischer Labordiagnostik, Blutprodukten und Stammzellpräparaten wahr.

Ihre Aufgaben

Sie arbeiten im Abteilungssekretariat und übernehmen die Koordination von Terminen sowie die allgemeine Korrespondenz
Sie organisieren Besprechungen und erstellen sowie pflegen Schulungs- und Besprechungsprotokolle
Sie verfassen Diagnostikbefunde in den Bereichen Abstammungsbegutachtung, Chimärismusdiagnostik und molekulargenetische Diagnostik und bereiten die entsprechenden Abrechnungsunterlagen vor
Sie unterstützen bei der Verwaltung von Personalunterlagen, einschließlich Urlaubslisten, Zielvereinbarungen und Neueinstellungen
Sie arbeiten eng mit Schnittstellen wie Personalabteilung, IT und Qualitätsmanagement zusammen
Sie koordinieren und betreuen den Ablauf gerichtlicher und privater Aufträge für Paternitätsgutachten im Bereich der Abstammungsbegutachtung in Abstimmung mit der Sachverständigen
Sie wirken im Qualitätsmanagement mit, insbesondere bei Jahresberichten, Ringversuchen sowie der Erstellung und Pflege von SOPs, Autorisierungslisten und Schulungs‑ bzw. Re‑Qualifizierungsmatrizen

Ihr Profil

Eine abgeschlossene kaufmännische oder verwaltende Ausbildung wie z. B. Kauffrau/-mann für Büromanagement, Industriekauffrau/-mann, Verwaltungsfachangestellte, MFA / Medizinische Fachangestellte (jeweils m/w/d) oder eine vergleichbare Qualifikation
Erfahrung im Sekretariats‑ oder Assistenzbereich sowie in administrativen und organisatorischen Tätigkeiten
Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel, sowie modernen digitalen Kommunikationsmitteln
Fließende Deutschkenntnisse, Grundkenntnisse Englischkenntnisse von Vorteil
Freude an verantwortungsbewusstem und selbstständigem Arbeiten, Flexibilität sowie Teamfähigkeit
Idealerweise eine gewisse Affinität und Interesse zu Themen der molekulargenetischen Diagnostik mit entsprechender Vorerfahrung, jedoch nicht zwingend erforderlich

Unser Angebot

Ein umfangreiches Vergütungspaket nach TV‑L , welches neben einem attraktiven Gehalt zusätzliche Leistungen wie bspw. Jahressonderzahlung und Leistungsentgelt beinhaltet
Eine betriebliche Altersversorgung (VBL‑U) , damit Sie für die Zukunft planen können
30 Tage Urlaub
Helle, angenehme Räumlichkeiten und eine ansprechende Laborumgebung
Ein Zuschuss zum D‑Ticket , zur Kinderbetreuung und zur Ferienbetreuung von Schulkindern
Ein betriebliches Gesundheitsmanagement , u.a. mit Kostenübernahme für Gesundheitskurse, Zuschuss zur Arbeitsplatzbrille und kostenlose Grippeimpfung
Zugang zum externen Unterstützungsprogramm „Mein EAP“ mit einem umfassenden Beratungsspektrum und Hilfsangeboten für persönliche Anliegen – auch für Angehörige
Eine Mitgliedschaft im Firmenfitness‑Netzwerk „EGYM wellpass“ mit über 9.000 Sport‑ und Wellnessangeboten in ganz Deutschland sowie Zugang zur WorkLifePortal‑App mit umfangreichen digitalen Angeboten rund um das Thema Gesundheit
Rabatte bei verschiedenen Unternehmen durch einen Rahmenvertrag mit dem DRK und Corporate Benefits
Eine Mitarbeiterkantine mit vergünstigtem Mittagessen und Snack‑Angeboten
Eine herausfordernde und abwechslungsreiche Tätigkeit mit hoher gesellschaftlicher Verantwortung, bei der Sie sich fachlich und persönlich weiterentwickeln können
Ein hoch motiviertes und kompetentes Team
Vielfältige Fort‑ und Weiterbildungsangebote
Ein krisen‑ und KI‑sicherer Arbeitsplatz in einem medizinisch hochtechnisierten und innovativen Unternehmen