Back Office Administrator (m/w/d)

Der Back Office Administrator übernimmt eine zentrale Funktion im Storebetrieb. Die Position stellt sicher, dass administrative Prozesse, Bestellungen und interne Abläufe effizient, korrekt und termingerecht umgesetzt werden. Damit leistet die Rolle einen entscheidenden Beitrag zur Qualität unserer Kundenprojekte und zur Leistungsfähigkeit des gesamten Teams.

Rolle & Verantwortung

Der Back Office Administrator übernimmt eine zentrale Funktion im Storebetrieb. Die Position stellt sicher, dass administrative Prozesse, Bestellungen und interne Abläufe effizient, korrekt und termingerecht umgesetzt werden. Damit leistet die Rolle einen entscheidenden Beitrag zur Qualität unserer Kundenprojekte und zur Leistungsfähigkeit des gesamten Teams.

Deine Aufgaben

• Erfassung, Pflege und Nachverfolgung von Bestellungen und Aufträgen im Rahmen eines strukturierten Auftragsmanagements über verschiedene Hersteller
• Administrative Abwicklung des täglichen Store- und Vertriebsgeschäfts inklusive interner Koordination
• Unterstützung des Sales-Teams bei der Erstellung von Angebotsunterlagen, der Auftragsklärung sowie der Projektorganisation im Vertrieb
• Professionelle Kommunikation mit Herstellern, Lieferanten und internen Schnittstellen (z. B. Vertrieb, Einkauf, Logistik)
• Pflege und Aktualisierung von Kunden-, Projekt- und Auftragsdaten in relevanten Systemen (CRM/ERP)
• Koordination von Lieferterminen , Nachverfolgung von Abweichungen sowie Klärung von Rückfragen
• Strukturierte Dokumentation und revisionssichere Ablage aller auftrags- und projektbezogenen Unterlagen
• Sicherstellung von Genauigkeit, Vollständigkeit und hoher Datenqualität in sämtlichen administrativen und vertriebsnahen Prozessen

Dein Profil & das bringst DU mit

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder eine vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Back Office, in der Administration, im Auftragsmanagement oder Vertriebsinnendienst
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten sowie eine sehr strukturierte, genaue und zuverlässige Arbeitsweise
• Hohes Verantwortungsbewusstsein und ein starkes Qualitätsverständnis in administrativen Prozessen
• Freude an der Zusammenarbeit mit Sales-Teams in einem projektorientierten Vertriebsumfeld
• Sicherer Umgang mit MS Office (insbesondere Excel, Word, Outlook)
• Erfahrung mit Warenwirtschaftssystemen (ERP) und CRM-Anwendungen von Vorteil
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift, Englischkenntnisse wünschenswert

Was Occhio dir bietet – innovativ, flexibel, inspirierend

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