Beauftragte:r für Workplace & Office-Management (m/w/d)

Stellenbeschreibung:

CEPRES ist die führende digitale Investitionsplattform für private Kapitalmärkte, welche als institutionelle Anlageklasse in den globalen Portfolios von Staatsfonds, Versicherungen, Pensionskassen und anderen Anlegern zunehmend an Bedeutung gewonnen haben. Diese globalen, institutionellen Kunden profitieren von unseren Plattformlösungen, welche Tausende von Experten Zugang zum weltweit größten Netzwerk für private Investitionen bietet.

Die CEPRES GmbH / Corp hat ihren Hauptsitz in München und New York sowie weitere Niederlassungen in Denver, Heidelberg und an mehreren Standorten im Nahen Osten. Unser Team besteht aus über 20 Nationalitäten weltweit. Wir schätzen kluge und innovative Teamplayer, die effektiv im Team arbeiten und global agieren.

Ihre Aufgaben im Überblick

Empfang & Kommunikation

Empfang und Betreuung von Besucher:innen, Kund:innen und Lieferanten
Verwaltung der Telefonzentrale sowie des allgemeinen E-Mail-Postfachs
Bearbeitung der Ein- und Ausgangspost sowie Kurierdienstleistungen
Terminkoordination und Bewirtung bei internen und externen Meetings

Büroorganisation & Verwaltung

Bestellung und Verwaltung von Büromaterial, Verbrauchsgütern und Getränken
Führung von Bestands- und Inventarlisten (Büromaterial, Ausstattung)
Verwaltung von Postfächern, Schließfächern und Schlüsseln
Unterstützung der Geschäftsführung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben

Eventorganisation

Planung und Durchführung von internen Firmenevents – Teamevents, Feiern, Kick-offs
Koordination von Caterings, Locations und externen Dienstleistern für Veranstaltungen
Organisation von Meetingräumen inkl. Technik und Verpflegung
Unterstützung bei der Planung externer Kundentermine und Workshops

Facility Management & Räumlichkeiten

Sicherstellung der Ordnung, Sauberkeit und Betriebsbereitschaft aller Bürobereiche
Koordination und Beauftragung von Handwerks- und Wartungsleistungen
Durchführung kleiner Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen
Schnittstelle zum Vermieter – Meldung von Mängeln, Abstimmung bei baulichen Maßnahmen
Verwaltung von Mietverträgen, Nebenkostenabrechnungen und Versicherungsunterlagen
Koordination externer Reinigungsdienste, Sicherheitsdienste und Pflanzenbetreuung
Sicherstellung der Einhaltung von Brandschutz- und Sicherheitsvorschriften

IT-Ausstattung & Onboarding neuer Mitarbeitender

Vorbereitung und Einrichtung von IT-Equipment für neue Mitarbeitende – Laptop, Monitor, Headset, Zubehör in Zusammenarbeit mit unserem externen Dienstleister
Durchführung der IT-Ersteinweisung – Zugänge, Tools, Netzwerk, Drucker
Koordination mit IT-Dienstleistern oder interner IT bei komplexeren Anfragen
Verwaltung des Hardware-Inventars sowie Ausgabe und Rücknahme von Geräten
Erstellung und Pflege von Onboarding-Unterlagen und Checklisten
Erster Ansprechpartner für allgemeine IT-Fragen im Büroalltag

Requirements

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
Mindestens 2 Jahre Berufserfahrung in einer ähnlichen Funktion – Office Management, Assistenz, Facility
Sicherer Umgang mit MS Office (Outlook, Word, Excel, Teams)
Grundkenntnisse in gängiger IT-Infrastruktur und Hardware (Windows/macOS)
Kenntnisse in der Beauftragung und Koordination externer Dienstleister
Ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und freundliches Auftreten
Hohe Eigeninitiative und selbstständige, strukturierte Arbeitsweise
Organisationstalent und die Fähigkeit, mehrere Aufgaben gleichzeitig zu managen
Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen
Kommunikationsstärke in Deutsch und Englisch (mündlich und schriftlich)
Hands-on-Mentalität – anpacken, wenn es nötig ist

Benefits

Karriereweg: Werden Sie Teil einer der derzeit gefragtesten und spannendsten Branchen der Finanzwelt. Bei uns erwarten Sie beispiellose Möglichkeiten für berufliches Wachstum und Aufstieg, regelmäßiges Feedback sowie die enge Begleitung durch ein internationales Team. Schreiben Sie die einzigartige Erfolgsgeschichte mit und übernehmen Sie eine spannende, herausfordernde Rolle in einem dynamischen, globalen Umfeld.
Eine Kultur , die den Erfolg vorantreibt: Unser Handeln wird von Grundwerten geleitet, die Unternehmergeist fördern, Ergebnisse vorantreiben und Eigenverantwortung stärken. In unserem Unternehmen stehen Zusammenarbeit und gegenseitige Unterstützung im Mittelpunkt. Transparenz bei den Unternehmenszielen stellt sicher, dass Sie immer Teil des Gesamtbildes sind.
Engagement für unsere Mitarbeiter: Unser Team liegt uns sehr am Herzen. Wir bieten hervorragende Benefits und Möglichkeiten, sich in einem vielfältigen, inklusiven und internationalen Arbeitsumfeld zu entfalten.
Vergütung: ein attraktives Paket , das Ihre Fähigkeiten, Ihren Beitrag und Ihr Wachstumspotenzial widerspiegelt.

Available Locations for this position

Munich, Germany