Bereichsassistenz (m/w/x) – befristet bis 30.04.2027

Durch den weltweiten und branchenübergreifenden Einsatz unserer Produkte und Lösungen sind wir, die Carl Zeiss Spectroscopy GmbH, die globale Marke und der erste Ansprechpartner für neue Herausforderungen auf dem Gebiet der Spektroskopie. Unsere innovativen Technologien unterstützen Wissenschaftler und Ingenieure weltweit bei der Analyse und Interpretation von Materialien und Prozessen.Innovation im Konzern – seien Sie dabei, Innovation nicht nur vorzudenken, sondern aktiv in die Tat umzusetzen.Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir für die Carl Zeiss Spectroscopy GmbH in Jena Sie als Bereichsassistenz.Sie sind die organisatorische Drehscheibe unseres Bereichs und sorgen dafür, dass unsere Führungskräfte und Teams effizient zusammenarbeiten können. Mit Ihrem Organisationstalent, Ihrer Serviceorientierung und Ihrem Blick für das Wesentliche behalten Sie auch in einem dynamischen Umfeld den Überblick.Ihre RolleOrganisatorische und administrative Unterstützung mehrerer Führungskräfte und AbteilungsleitungenEigenständige Koordination von Terminen sowie professionelles Reise- und KalendermanagementErstellung, Aufbereitung und Nachverfolgung von Präsentationen, Berichten, Auswertungen und weiteren UnterlagenPlanung, Organisation sowie Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Workshops und Veranstaltungen mit internen und externen TeilnehmernDurchführung von Recherchen sowie Übernahme organisatorischer SonderaufgabenVerantwortung für die Bearbeitung von Korrespondenz, Posteingängen sowie die Pflege von Ablage- und DokumentationssystemenUnterstützung bei administrativen PersonalthemenVerantwortung für das Personalzeitmanagement des Bereichs in Ihrer Funktion als GleitzeitbeauftragterKoordination von Bestellungen, Materialbeschaffung sowie Rechnungsbearbeitung und AbrechnungenIhr ProfilErfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger Berufserfahrung im Assistenzumfeld oder abgeschlossenes Bachelorstudium, beispielsweise mit betriebswirtschaftlichem SchwerpunktErfahrung als Bereichs-, Team- oder ManagementassistenzSehr gute Kenntnisse in MS Office sowie idealerweise SAPAusgeprägte Service- und Kundenorientierung verbunden mit einem professionellen und freundlichen AuftretenOrganisationsgeschick, Eigeninitiative und die Fähigkeit, Prioritäten sicher zu setzenStrukturierte, pragmatische und zuverlässige ArbeitsweiseHohe Diskretion, Loyalität und VerbindlichkeitAusgeprägte Kommunikationsstärke und Freude an der Zusammenarbeit mit unterschiedlichen AnsprechpartnernSehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und SchriftYour ZEISS Recruiting Team:Bastian Hoffmann, Christina Friedel
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