Büroassistenz mit Überblick und Eigenverantwortung in Teilzeit, ab 20 Std./Woche (m/w/d)

Stellenbeschreibung:

GastroAir GmbH

Die GastroAir GmbH ist ein kleines, spezialisiertes Unternehmen im Bereich professioneller Gastronomie-Küchen. Wir begleiten unsere Kunden bei technischen Lösungen rund um Abluft, Sicherheit, Wartung und den Einsatz hochwertiger Geräte wie Josper Grillöfen.

Unser Alltag besteht aus vielen praktischen und organisatorischen Abläufen: Kundenanfragen, Wartungstermine, Angebote, Rechnungen, Abstimmungen mit Monteuren, Lieferanten und Partnern. Dabei ist uns wichtig, dass Dinge nicht nur erledigt, sondern zuverlässig mitgedacht und nachgehalten werden.

Als kleines Unternehmen arbeiten wir mit kurzen Wegen, direkter Kommunikation und persönlicher Verantwortung. Jeder Beitrag zählt. Wer bei uns arbeitet, ist nicht einfach „eine Nummer“, sondern ein wichtiger Teil davon, dass unsere Kunden gut betreut werden und der Betrieb reibungslos läuft.

Deine Aufgaben

Du unterstützt uns im laufenden Büroalltag und sorgst dafür, dass Dinge nicht liegen bleiben.

Dazu gehören unter anderem:

klassische Bürotätigkeiten und allgemeine Büroorganisation
E-Mail-Verkehr mit Kunden, Lieferanten und Partnern
telefonische Vereinbarung und Nachverfolgung von Wartungsterminen
selbstständiges Nachhalten von Terminen, Rückmeldungen und offenen Vorgängen
Unterstützung bei der Angebotserstellung
Rechnungsstellung und Mahnwesen
Aktualisierung und Pflege verschiedener Listen, z. B. Wartungsliste, Fahrzeugliste und weitere interne Übersichten
Vorschläge und Organisation rund um Hotelbuchungen für Monteure oder Termine
Überblick über Büromaterial, Nachbestellungen und laufende Bürobedarfe
sinnvoller Einsatz von KI/AI-Tools zur Unterstützung im Büroalltag

Was uns besonders wichtig ist

Wir brauchen jemanden, auf den wir uns verlassen können.

Wenn ein Termin einmal bei dir liegt, möchten wir wissen: Du bleibst dran.

Nicht nur einmal anrufen und dann ist es erledigt. Sondern prüfen, nachfassen, andere Telefonnummern nutzen, eine kurze Rückmeldung geben und den nächsten sinnvollen Schritt vorschlagen.

Wenn eine Rechnung erstellt wird, müssen Preise, Daten und Inhalte stimmen. Einfaches Kopieren ohne Prüfung kann bares Geld kosten.
Wenn eine Liste gepflegt wird, soll sie nicht nur irgendwie ausgefüllt sein, sondern wirklich aktuell und brauchbar bleiben.

Kurz gesagt: Wir suchen jemanden, der nicht nur fragt „Was soll ich tun?“, sondern auch sieht, was als Nächstes gebraucht wird.

Du passt gut zu uns, wenn du …

zuverlässig, sorgfältig und verbindlich arbeitest
Termine und offene Punkte eigenständig im Blick behältst
gerne Ordnung in Abläufe bringst
freundlich und klar telefonieren kannst
keine Scheu hast, nachzufassen
mitdenkst, statt nur Anweisungen abzuarbeiten
sicher mit E-Mail, Listen und Office-Anwendungen umgehen kannst
offen für den Umgang mit KI/AI im Büroalltag bist
ein kleines Unternehmen magst, in dem jeder Beitrag zählt

Du passt eher nicht zu uns, wenn …

du nur Aufgaben erledigen möchtest, die dir direkt gesagt werden
du offene Punkte nicht eigenständig nachverfolgst
du bei „nicht erreicht“ sofort aufgibst
du ungern telefonierst
du Dinge kopierst, ohne sie sorgfältig zu prüfen
du lieber in einem großen Unternehmen mit festen Abteilungen und klar abgegrenzten Zuständigkeiten arbeiten möchtest