Büroleiterin Direktorat (m/w/d)

Als Büroleitung unterstützen Sie die drei Direktoren des Instituts und sichern reibungslose Abläufe im Direktorat. Sie organisieren Kalender, Reisen und Meetings, bereiten Unterlagen vor, führen Protokoll und überwachen Fristen sowie Beschlüsse. Zudem strukturieren Sie HR-Prozesse, erstellen Templates und etablieren klare Standards (Recruiting, Onboarding, Dokumentenmanagement). Sie koordinieren Schnittstellen zu Administration, Finance/Controlling, Führungskräften und externen HR-/Payroll-Dienstleistern und stellen datenschutzkonforme Dokumentation sicher. Diese Rolle bietet engen Kontakt zur Institutsleitung, Gestaltungsspielraum beim Aufbau von Prozessen und ein wissenschaftsnahes Umfeld.

• unbefristete Festanstellung
• Vollzeit mit Teilzeitoptionen
• Zentrale Rolle in Institutsleitung
• Wissenschaftsnahes Arbeitsumfeld
• moderne Arbeitsmittel
• gestalterischer Freiraum beim Aufbau von Prozessen

• Executive Support für die drei Direktoren: Kalender- und Prioritätenmanagement, Termin- und Reiseorganisation, Meeting-Organisation (intern/extern)
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen: Agenda, Unterlagen, Protokolle, Follow-ups sowie Nachhalten von Fristen und To-dos
• Kommunikation & Korrespondenz (DE/EN) mit internen und externen Stakeholdern; professionelles Handling vertraulicher Inhalte
• Unterlagenmanagement: Briefings, Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, sytematische Ablage
• HR-Prozesse strukturieren: Prozessdokumentation, Checklisten, Templates und klare Verantwortlichkeiten
• HR-Standards im Alltag verankern: Recruiting-Organisation, Onboarding-/Offboarding-Standards, Wiedervorlagen und Dokumentenführung
• Koordination externer Partner (z.B. Payroll/Steuerbüro, HR-Dienstleister) sowie Abstimmung mit Finance/Controlling
• Datenpflege & Compliance: sorgfältige Dokumentation unter Beachtung von Datenschutz, Vertraulichkeit und internen Richtlinien
• Backup für das Office-Team

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung in Verwaltungs- oder Management-Funktion
• Erfahrung mit Geschäftsführung/Direktion oder wissenschaftsnahem Management wünschenswert
• Souveränes Organisieren, Prioritätensteuerung und verlässliche Kommunikation auf Leitungsebene
• Sicheres Formulieren auf DE/EN, adressatengerechte Aufbereitung von Informationen
• Freude an Prozessorganisation, Dokumentation und Verbesserungen
• Erfahrung in HR-Administration, Recruiting-Koordination, Onboarding, Vertrags-/Dokumentenmanagement vorteilhaft
• sicherer Umgang mit MS Office / Microsoft 365, digitale Arbeitsroutinen
• Bereitschaft, HR-Standards gemeinsam aufzubauen

• diskrete Kommunikation
• serviceorientierte Haltung
• zuvorkommende Organisationsfähigkeit
• MS Office / Microsoft 365
• Dokumentenmanagement
• Dataset- und Aktenpflege