Business Operations Assistant (m/w/d)

Stellenbeschreibung:

Du unterstützt das BAYOOSOFT-Team bei operativen Aufgaben rund um Reporting, Datenanalyse, Präsentationen, Prozessdokumentation und kleinere Automatisierungen mit Tools wie n8n und sorgst so für transparente und strukturierte Abläufe.

Gemeinsam im Team sind wir am stärksten – deshalb arbeiten wir in einem hybriden Modell mit mindestens drei Tagen pro Woche vor Ort am jeweiligen Standort und zwei Tagen flexibel remote.

Deine Aufgaben

Als Business Operations Assistant unterstützt du bei operativen und systemnahen Aufgaben im Tagesgeschäft. Du übernimmst klar definierte Aufgabenpakete, z.B. die strukturierte Aufbereitung von Daten, die Weiterentwicklung von Vorlagen oder die Vorbereitung interner Entscheidungsgrundlagen – und führst diese eigenständig und zuverlässig aus. Dabei arbeitest du dich in neue Themen, Tools und Prozesse ein, denkst mit und sorgst dafür, dass Themen sauber dokumentiert, nachvollziehbar aufbereitet und praktisch umsetzbar sind.

Dein Ziel ist es, Abläufe transparenter zu machen und operative Themen strukturiert voranzubringen.

Deine Aufgaben & Verantwortlichkeiten

Reporting& Daten
- Unterstützung bei der Erstellung von Auswertungen, Reportings
- Enge Abstimmung mit der Geschäftsführung bei der Vorbereitung strukturierter Entscheidungsgrundlagen
- Analyse und Abgleich von Daten (z.B. zwischen CRM, Lizenztool oder Abrechnung)
- Strukturierte Pflege und Aktualisierung zentraler Informationen in bestehenden Systemen
- Mitwirkung bei der Optimierung bestehender Workflows und Vorlagen
Inhaltliche Aufbereitung
- Erstellung von Präsentationen auf Basis grober Storylines
- Aufbereitung von Informationen aus unterschiedlichen Quellen in klar strukturierter Form
- Unterstützung bei der inhaltlichen Vor- und Nachbereitung von Messeauftritten und Veranstaltungen in Zusammenarbeit mit Marketing
- Durchführung kleinerer Markt-, Wettbewerbs- oder Fachrecherchen zur internen Weiterverarbeitung
Prozess- und Qualitätsunterstützung
- Mitarbeit bei der Weiterentwicklung interner Prozesse (z.B. im Kontext ISO 9001, TISAX)
- Pflege und Visualisierung von Prozessdokumentationen
- Strukturierte Vorbereitung von Unterlagen für interne und externe Abstimmungen
Tools & Automatisierung
- Nutzung und strukturierte Weiterentwicklung bestehender Tools und Systeme (z.B. CRM, Lizenztool) inkl. KI-gestützter Anwendungen
- Umsetzung kleinerer Automatisierungen (z.B. mit Tools wie n8n) nach klar definierten Anforderungen

Dein Profil

Abgeschlossenes Studium oder Ausbildung im Bereich Wirtschaftsinformatik, Betriebswirtschaft, Informationsmanagement oder vergleichbar – oder ein starkes Interesse an digitalen Systemen und Prozessen
Hohe Affinität zu Software, Tools und strukturierten Arbeitsweisen
Interesse an KI-gestützten Arbeitsweisen und digitalen Effizienztools
Sicherer Umgang mit MS Office
Erste Erfahrungen mit CRM-Systemen, Reporting oder Automatisierung von Vorteil
Sehr gute Deutsch- sowie gute Englischkenntnisse

Du stehst am Beginn deiner beruflichen Laufbahn oder hast bereits erste Praxiserfahrung gesammelt und möchtest dich in einem vielseitigen Umfeld weiterentwickeln. Dabei arbeitest du selbstständig und zuverlässig, denkst strukturiert und hast Freude daran, Abläufe zu verbessern und Themen klar aufzubereiten.