Business Operations Coordinator ULTRAVIEW Real Estate GmbH (m/w/d)

ULTRAVIEW entwickelt eine innovative KI‑Plattform, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Produkte und Dienstleistungen sichtbar zu machen, qualifizierte Leads zu gewinnen und ihren Vertrieb nachhaltig zu stärken.

Wir verändern die Art, wie Unternehmen ihre Produkte und Dienstleistungen präsentieren, vermarkten und verkaufen. Durch die intelligente Kombination aus authentischen Videos und KI schaffen wir mehr Sichtbarkeit, erreichen die richtigen Zielgruppen, steigern messbar Vertriebserfolg und Umsatz und schaffen gleichzeitig ein völlig neues digitales Kauferlebnis.

Aufgaben

Als Business Operations Coordinator arbeitest du direkt mit dem Executive Director der ULTRAVIEW Real Estate GmbH zusammen. Du koordinierst Projekte, hältst Prozesse am Laufen, sorgst für Transparenz und stellst sicher, dass strategische Ideen in konkrete Ergebnisse umgesetzt werden. In der Startphase unterstützt du sowohl organisatorisch als auch operativ. Mit dem Wachstum der Business Unit entwickelt sich deine Rolle – entweder in Richtung Executive Assistance oder Business Operations Management.

• Operative Unterstützung des Executive Directors im Tagesgeschäft
• Steuerung und Nachverfolgung bereichsübergreifender Projekte
• Organisation und Moderation von Meetings inkl. Protokollen und Aufgabenmanagement
• Pflege von Projektplänen, Roadmaps und KPI-Dashboards
• Koordination der Zusammenarbeit mit Entwicklung, Content Studio, Vertrieb und externen Partnern
• Pflege des CRM-Systems sowie Sicherstellung einer sauberen Dokumentation
• Markt-, Wettbewerbs- und Trendanalysen
• Sammlung und Strukturierung von Kundenfeedback für die Produktentwicklung
• Unterstützung beim Aufbau von Vertriebs-, Marketing- und Webinarprozessen
• Organisation von Messen, Netzwerkveranstaltungen und Partnerterminen
• Vorbereitung von Präsentationen, Reports und Entscheidungsvorlagen
• Eigenständige Übernahme von Sonderprojekten

Qualifikation

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium (z. B. BWL, Management, Kommunikation)
• Ausgeprägte Organisations- und Priorisierungsfähigkeiten
• Strukturierte, eigenständige und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Hohe digitale Affinität und sicherer Umgang mit Microsoft 365
• Idealerweise Erfahrung mit CRM- und Projektmanagement-Tools
• Kommunikationsstärke, Zuverlässigkeit und Diskretion
• Freude daran, Verantwortung zu übernehmen und Strukturen aufzubauen

Benefits

• Direkte Zusammenarbeit mit dem Executive Director beim Aufbau einer neuen Business Unit
• Hoher Gestaltungsspielraum und kurze Entscheidungswege
• Abwechslungsreiche Projekte an der Schnittstelle von Immobilien, KI, Video und Plattformgeschäft
• Persönliche und fachliche Entwicklungsmöglichkeiten
• Kostenfreie Getränke
• Eigener Foodtruck
• Betriebliche Altersvorsorge
• Innovatives Umfeld mit unternehmerischer Kultur

Diese Position ist bewusst als Entwicklungsrolle konzipiert. In der Anfangsphase vereinst du organisatorische Assistenzaufgaben mit operativer Projektkoordination. Mit dem Wachstum der Business Unit kannst du – abhängig von deinen Stärken – deinen Schwerpunkt weiterentwickeln:

• Executive Assistant mit Fokus auf Management-Support und Organisationssteuerung oder
• Business Operations Manager mit Verantwortung für Prozesse, Projekte, KPI-Steuerung und operative Führung.

Du wächst gemeinsam mit der Business Unit – fachlich, persönlich und in deiner Verantwortung.