Executive Assistant / Assistenz des CEO (m/w/d) in Hoisdorf

Wir suchen:

Management Support mit Entwicklungsperspektive

Hoisdorf bei Hamburg | Vollzeit | mobiles Arbeiten
Sie möchten nicht nur Termine verwalten, sondern verstehen, worum es inhaltlich geht? Sie können komplexe Informationen schnell erfassen, auf das Wesentliche verdichten und dafür sorgen, dass aus Gesprächen konkrete nächste Schritte entstehen?

Als Executive Assistant arbeiten Sie unmittelbar mit dem CEO der international tätigen BRUSS-Gruppe zusammen. Sie bereiten Termine und Entscheidungen inhaltlich vor, koordinieren wichtige Themen und halten Vereinbarungen konsequent nach. Gleichzeitig übernehmen Sie die persönliche und organisatorische Unterstützung, die im Arbeitsalltag eines Geschäftsführers erforderlich ist.

Ihre Aufgaben

• Sie bereiten Gespräche, Besprechungen und Entscheidungen des CEO inhaltlich vor.
• Sie führen Informationen aus unterschiedlichen Bereichen zusammen, erkennen offene Punkte und erstellen daraus Briefings, Präsentationen, Auswertungen und Entscheidungsvorlagen.
• Sie dokumentieren Ergebnisse, verfolgen vereinbarte Maßnahmen und sorgen dafür, dass Themen nicht im Tagesgeschäft liegen bleiben.
• Sie koordinieren die Zusammenarbeit mit Führungskräften, internationalen Standorten, Geschäftspartnern und weiteren Beteiligten.
• Sie übernehmen eigene Arbeitspakete sowie ausgewählte Projekte und Sonderaufgaben der Geschäftsführung.
• Sie steuern Kalender, Termine, Reisen und Korrespondenz des CEO.
• Sie organisieren Besprechungen und verwalten vertrauliche Informationen und Unterlagen mit der erforderlichen Diskretion.
• Sie verfügen über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, eine vergleichbare Qualifikation oder ein Studium.
• Ein Studium ist keine Voraussetzung. Ein wirtschaftlicher, technischer oder wirtschaftsinformatischer Hintergrund kann für die Aufgabe jedoch sehr hilfreich sein.
• Sie haben bereits in einer Assistenz-, Projekt-, Koordinations- oder vergleichbaren Funktion gearbeitet und möchten den nächsten Schritt näher an unternehmerische Entscheidungen gehen.
• Sie erfassen neue Sachverhalte schnell, können Informationen einordnen und bringen komplexe Themen schriftlich wie mündlich auf den Punkt.
• Sie kommunizieren auf Deutsch und Englisch verhandlungssicher. Internationale Gespräche, Präsentationen und Korrespondenz bearbeiten Sie eigenständig und ohne Übersetzungsschleifen.
• Sie arbeiten sicher mit Microsoft 365, insbesondere mit Outlook, PowerPoint, Excel und Teams.
• Sie treten gegenüber Führungskräften und Geschäftspartnern verbindlich auf und können offene Punkte auch ohne formale Weisungsbefugnis nachhalten.
• Sie verbinden Organisationstalent und Serviceorientierung mit eigenem Urteilsvermögen, Initiative und dem Wunsch, sich weiterzuentwickeln.
• Diskretion und ein verantwortungsvoller Umgang mit vertraulichen Informationen sind für Sie selbstverständlich.

Was Sie bei BRUSS erwartet

• unmittelbare Zusammenarbeit mit dem CEO und Einblick in zentrale unternehmerische Entscheidungen;
• eine Aufgabe, die organisatorische Stärke mit inhaltlicher Mitarbeit verbindet;
• die Möglichkeit, schrittweise eigene Themen und mehr Verantwortung zu übernehmen;
• eine konkrete Entwicklungsperspektive in Richtung Führung oder fachlicher Seniorität;
• ein internationales Industrieumfeld mit enger Zusammenarbeit zwischen Geschäftsführung, Fachbereichen und Werken;
• grundsätzlich verlässliche Büroarbeitszeiten und Möglichkeit für mobiles Arbeiten
• die Bereitschaft zur gegenseitigen Flexibilität, wenn wichtige Themen oder ein besonderer Arbeitsanfall dies erfordern

Woran Sie Ihren Erfolg erkennen

Nach Ihrer Einarbeitung geht der CEO besser vorbereitet in Termine, relevante Informationen liegen rechtzeitig und verständlich aufbereitet vor, vereinbarte Maßnahmen werden verlässlich nachgehalten und organisatorische Themen beanspruchen weniger seiner Zeit.