Executive Assistant (CEO Office)

Deine Aufgaben

Du bildest das organisatorische Rückgrat der Geschäftsführung und verfügst über fundierte Einblicke in die
zentralen Prozesse unserer internationalen Organisation. Als Stabsstelle direkt beim CEO angehängt übernimmst du die Verantwortung als verbindende Instanz zwischen Geschäftsführung, Beirat, Mitarbeitenden und externen Stakeholdern. Du trägst die Verantwortung für die strukturierte Aufbereitung und qualitätsgesicherte Bereitstellung von Informationen, die fundierte Vorbereitung von Entscheidungen sowie die konsequente und termingerechte Koordination aller relevanten Beteiligten. Durch dein vorausschauendes, eigenverantwortliches und genaues Handeln stellst du sicher, dass Entscheidungen auf klaren und analytischen Grundlagen beruhen und Abläufe effizient umgesetzt werden.
Die Aufgaben im Detail:

• Du übernimmst die eigenverantwortliche Koordination der komplexen Kalender der Geschäftsführung, inkl. internationaler Abstimmung und Reiseplanung, und sorgst damit für optimale Entscheidungs- und Handlungsfähigkeit
• Du stellst proaktiv sicher, dass relevante Informationen und Unterlagen fristgerecht und qualitativ aufbereitet bei den Entscheidungsträgern ankommen
• Als zentrale Schnittstelle bündelst und strukturierst Du Themen zwischen Geschäftsführung, Beirat, Bereichsleitungen und internationalen Standorten und gestaltest so transparente und effiziente Kommunikations- und Abstimmungsprozesse
• Du konzipierst Agenden und bereitest inhaltlich fundierte Unterlagen für Geschäftsführungs-und Beiratssitzungen sowie externe Termine vor und sorgst für eine lückenlose Dokumentation
• Du erstellst präzise, entscheidungsrelevante Protokolle und verantwortest die Nachverfolgung offener Punkte - inklusive Eskalationssystematik an die jeweils Verantwortlichen
• Du analysierst komplexe Sachverhalte und Zahlen, kondensierst sie in klaren, nutzbaren Entscheidungsvorlagen und bereitest Handlungsempfehlungen mit fundierter Argumentation vor
• Du bereitest Klausuren und Workshops im Geschäftsleitungsteam inhaltlich und organisatorisch vor
• Du übernimmst die professionelle schriftliche und digitale Korrespondenz mit internen und externen Partnern
• Du agierst als verlässlicher Ansprechpartner für Ad-hoc-Anfragen der Geschäftsführung im Tagesgeschäft, und bist Kontaktperson für Beiratsmitglieder in organisatorischen Fragen

Dein Profil

• Abgeschlossenes Studium mit Schwerpunkt BWL, VWL, Wirtschafts- und Sozialwissenschaften oder eine vergleichbare Qualifikation.
• Erste bis mehrjährige Berufserfahrung in strategischer, koordinierender und organisatorischer Rolle im Bereich Unternehmensentwicklung ist von Vorteil.
• Ausgeprägte Struktur- und Organisationskompetenz, bedeutet bei hoher Dynamik den Überblick zu behalten, Prioritäten selbstständig und fristgerecht zu stellen, um hohe Ergebnisqualität zu sichern.
• Vorhandenes starkes analytisches Denkvermögen, sicherer Umgang mit Kennzahlen und Reporting, sowie ein gutes Gespür dafür Daten adressatengerecht für die Geschäftsführung aufzubereiten.
• Konzeptionsstärke, gepaart mit einer umsetzungsorientierten, strukturierten Arbeitsweise.
• Ausgeprägte Kommunikationsstärke, präzise, überzeugend und angemessen für unterschiedliche Adressaten, verbunden mit einer interkulturellen und generationsübergreifenden Souveränität
• Hohe Eigeninitiative, Teamorientierung und Freude daran, Wandel aktiv mitzugestalten.
• Sicherer Umgang mit MS Office (Teams, Sharepoint, PowerPoint, Excel), erste Erfahrungen in KI-Anwendungem sind von Vorteil.
• Fließend Deutsch- und gute Englischkenntnisse.
• Hohe Eigeninitiative, Belastbarkeit und Flexibilität runden die Anforderungen ab
• Höchste Diskretion und Verlässlichkeit im Umgang mit vertraulichen Informationen und sensiblen Themen ist Voraussetzung.

Warum wir?

Wir bei Schwalbe sind ein Team aus hochmotivierten Expertinnen und Experten mit Begeisterung fürs Fahrrad. Uns treibt ein gemeinsamer Spirit: nachhaltig, dynamisch und teamorientiert. Jedem einzelnen Teammitglied geben wir Freiraum und Verantwortung, sich zu entfalten und zu entwickeln.
Bei uns findest du:

• Möglichkeit, eigene Ideen einzubringen und Prozesse aktiv mitzugestalten
• Angenehmes Arbeitsumfeld und ein motiviertes Team
• Flexible Arbeitszeiten durch Gleitzeit und Homeoffice
• Team- und Firmenevents sowie gemeinsame Sportaktivitäten
• Urban Sports Club als Teil unseres Gesundheitsangebots
• Leckeres, frisch zubereitetes Mittagessen
• Bike Leasing mit Arbeitgeberzuschuss
• Betriebliche Altersvorsorge