Executive Assistant Direktion (m/w/d)

In dieser Rolle unterstützen Sie die Institutsleitung zu zweit oder zu dritt und sichern reibungslose Abläufe im Direktorium. Sie koordinieren Kalender, Reisen und Meetings, bereiten Unterlagen vor und führen Protokolle. Zudem strukturieren Sie HR-Prozesse, dokumentieren Abläufe und standardisieren Vorlagen. Sie arbeiten eng mit Administration, Finance/Controlling und externen HR-Dienstleistern zusammen und gewährleisten eine saubere, datenschutzkonforme Dokumentation. Die Position bietet Nähe zur Institutsleitung in einem modernen, wissenschaftsnahen Umfeld.

• Unbefristete Festanstellung
• Vollzeit mit Teilzeit-Option
• Moderne Arbeitsmittel
• Flexible Arbeitsmodelle je nach Aufgabenlage
• Standort in Franken
• Gute Erreichbarkeit

• Executive Support für drei Direktoren: Kalender- und Prioritätenmanagement, Termin- und Reiseorganisation, Meetings organisieren
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen: Agenda, Unterlagen, Protokolle, Follow-ups, Fristen und To-dos
• Kommunikation & Korrespondenz (DE/EN) mit internen/externen Stakeholdern; vertrauliche Inhalte professionell handhaben
• Unterlagenmanagement: Briefings, Präsentationen, Entscheidungsvorlagen, systematische Ablage
• HR-Prozesse strukturieren: Prozessdokumentation, Checklisten, Templates, klare Verantwortlichkeiten
• HR-Standards verankern: Recruiting-Organisation, Onboarding-/Offboarding-Standards, Wiedervorlagen, Dokumentenführung
• Koordination externer Partner (Payroll/Steuerbüro, HR-Dienstleister) und Abstimmung mit Finance/Controlling
• Datenpflege & Compliance: sorgfältige Dokumentation unter Datenschutz, Vertraulichkeit und internen Richtlinien
• Backup für das Office-Team

• Mindestens Bachelor-Abschluss
• Erfahrung als Executive Assistant, Direktionsassistenz, Office Management oder HR-Koordination bevorzugt
• Ausgeprägtes Organisations- und Prioritätenmanagement
• Freude daran, Prozesse aufzusetzen, zu dokumentieren und zu standardisieren
• Hohe Diskretion, Verbindlichkeit, Serviceorientierung und professionelles Auftreten
• Sehr sicher in MS Office, insbesondere PowerPoint
• Sehr gute Deutschkenntnisse, gutes Englisch für Abstimmungen und Unterlagen

• Diskretion
• Verbindlichkeit
• Serviceorientierung
• MS Office
• PowerPoint
• Vertraulichkeits- und Datenschutzkenntnisse