Executive Assistant Global Supply Chain Management Rail (m/w/d)

Organisationstalent mit internationalem Fokus gesucht!

Sie sind eine engagierte Assistenzpersönlichkeit mit ausgeprägtem Organisationstalent, hoher Eigenverantwortung und Freude an der Zusammenarbeit in einem internationalen Umfeld? Dann verstärken Sie unser Team als Executive Assistant (m/w/d) und unterstützen Sie den Vice President Global Supply Chain Management Rail in allen organisatorischen, administrativen und strategischen Belangen.

Ihre Aufgaben

• Selbstständige Organisation und Durchführung sämtlicher Assistenzaufgaben für den Vice President Global Supply Chain Management Rail
• Professionelle Terminplanung, Kalendersteuerung und Koordination von internen sowie internationalen Meetings
• Unterstützung bei der qualitativen Vor- und Nachbereitung von Business Reviews
• Monitoring von Zeitplänen, Budgets und Qualitätsstandards sowie Sicherstellung einer effizienten Kommunikation zwischen allen Beteiligten
• Administrative und organisatorische Unterstützung des Bereichs, insbesondere bei der Planung, Koordination und Nachverfolgung von Projekten, Meetings, Veranstaltungen und globalen Konferenzen
• Erstellung von Management-Präsentationen, überwiegend in englischer Sprache
• Organisation, Planung und Abrechnung nationaler und internationaler Dienstreisen
• Koordination der Arbeitsplatzausstattung des Bereichs (Einrichtung, IT-Equipment etc.) sowie Unterstützung bei Raumplanungen
• Erstellung von Einkaufswagen und CITAX-Anforderungen
• Unterstützung im Kostenstellencontrolling, einschließlich Rechnungsprüfung und Kostenüberwachung
• Enge Zusammenarbeit mit internen Fachbereichen sowie internationalen Ansprechpartnern

Ihr Profil

• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise in einem internationalen Unternehmensumfeld
• Sehr gute Kenntnisse in Microsoft Office (insbesondere PowerPoint, Excel, Outlook und Word)
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und sicheres Auftreten auf allen Hierarchieebenen
• Hervorragendes Organisationsgeschick sowie eine strukturierte, selbstständige und effiziente Arbeitsweise
• Hohe Zuverlässigkeit, Diskretion und Professionalität im Umgang mit vertraulichen Informationen
• Ausgeprägtes Verantwortungsbewusstsein, Belastbarkeit und Durchsetzungsvermögen
• Starke Koordinations- und Integrationsfähigkeit
• Teamorientierte Persönlichkeit mit hoher Serviceorientierung

Bei uns zählt die Qualifikation, unabhängig von Alter, Geschlecht, Behinderung, sexueller Orientierung/Identität sowie sozialer, ethnischer und religiöser Herkunft. Wir freuen uns auf Bewerbungen von Menschen mit vielfältigen Hintergründen.

Sie haben Fragen zu einer Tätigkeit als Person mit einer Behinderung? Bewerben Sie sich gezielt mit einem entsprechenden Hinweis an uns und erhalten spezielle Vorteile sowie Zusatzleistungen, wir informieren die gerne.