Executive Assistant (m/f/d)

Executive Assistant (m/f/d)

Wir suchen einen Executive Assistant (m/f/d), der operativen und koordinativen Unterstützung für das Executive Office leistet, einschließlich Kalendermanagement, Stakeholder-Kommunikation, Dokumentenverwaltung und Reise- und Veranstaltungskoordination.

Kurzüberblick

• Standort: München, Deutschland
• Arbeitsmodell: Vollzeit
• Anstellungsart: Vollzeit

Aufgaben

Als Executive Assistant (m/f/d) sind Sie für folgende Aufgaben zuständig:

• Kalendermanagement: Verwalten Sie komplexe Executive-Kalender, einschließlich Scheduling über Zeitzonen, Schutz von Fokuszeit und Wahrung der Funktionalität des Kalenders unter konkurrierenden Anforderungen
• Stakeholder-Kommunikation: Handeln Sie als primäre Kontaktstelle für das Executive Office, bearbeiten Sie Anfragen von internen Teams und externen Parteien, einschließlich Regierungsbeamten und Geschäftsvertretern, professionell und mit angemessener Diskretion
• Dokumentenverwaltung: Überwachen Sie den Dokumentenzeichnungs- und Genehmigungsprozess, stellen Sie sicher, dass Genauigkeit, Vertraulichkeit und rechtzeitige Abwicklung bei relevanten Parteien gewährleistet sind
• Reisekoordination: Verwalten Sie alle Aspekte internationaler Geschäftsreisen, einschließlich Flügen, Hotels, Visa-Dokumentation, Reiseplanung und Logistik am Boden
• Event- und Besuchskoordination: Koordinieren Sie administrative und logistische Unterstützung für korporative Events, Messen und Executive-Besuche, einschließlich Materialien, Stakeholder-Koordination und Empfang von Besuchern bei der HQ
• Kostenabrechnung: Bearbeiten Sie die Vorbereitung und Einreichung von Kostenberichten gemäß der Unternehmenspolitik, stellen Sie sicher, dass genaue Aufzeichnungen und rechtzeitige Erstattung gewährleistet sind
• Operative Unterstützung: Handeln Sie an den alltäglichen praktischen Aufgaben, um das Executive Office reibungslos laufen zu lassen, einschließlich Verwaltung von Lieferungen, Postlauf und On-Site-Erledigungen, wenn erforderlich

Anforderungen

• Hintergrund: Abgeschlossene Berufsausbildung oder Abschluss in Büroverwaltung, Betriebswirtschaft, Executive-Assistance oder einem vergleichbaren Fachgebiet
• Erfahrung: 2-3 Jahre in einer Executive-Assistenten-, Management-Assistenten- oder vergleichbaren operativen Unterstützungsrolle mit Stakeholder-facing-Aufgaben
• Organisatorische Fähigkeiten: Nachgewiesene Fähigkeit, mehrere konkurrierende Anforderungen genau zu verwalten, einschließlich Scheduling, Logistik und Dokumentenverwaltung, ohne enge Überwachung
• Disziplin: Bekannte Vertraulichkeit bei der Bearbeitung von vertraulichen Dokumenten, sensiblen Kommunikationen und externen Kontakten, die professionelles Urteil erfordern
• Sprachkenntnisse: Fließend Deutsch und Englisch, geschrieben und gesprochen

Benefits

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