Executive Assistant (w/m/d) Vorstand

Als Executive Assistant (m/w/d) unterstützen Sie den Vorstand eines erfolgreichen, wirtschaftlich stabilen Unternehmens im operativen Tagesgeschäft sowie bei strategischen Themen.

Sie übernehmen eine zentrale Rolle in der Organisation, Kommunikation und Koordination auf Top-Management-Ebene und tragen maßgeblich zur Effizienz der Führungsarbeit bei.

Ihre Aufgaben

Office- und Terminmanagement (ca. 25–30%)

• Proaktive Kalenderführung und Priorisierung von Terminen
• Planung, Koordination und Nachbereitung von Meetings, Workshops und Geschäftsreisen
• Erstellung von Präsentationen und Entscheidungsunterlagen
• Sicherstellung eines reibungslosen Tagesablaufs des Vorstands inkl. Raumvorbereitungen und Empfang von Gästen

Kommunikations- und Korrespondenzmanagement (ca. 25–30%)

• Erstellung und Bearbeitung von E-Mails, Briefen und internen Mitteilungen
• Kommunikation in Deutsch und Englisch auf hohem Niveau
• Schnittstellenfunktion zu internen Abteilungen, Aufsichtsrat und externen Partnern

Informations- und Dokumentenmanagement (ca. 25–30%)

• Erstellung, Strukturierung und Pflege von Dokumenten, Reports und Protokollen
• Vertraulicher Umgang mit sensiblen Daten (Personal, Finanzen, Strategie)
• Unterstützung bei Analysen und Recherchen

Administrative, Projekt- und Sonderaufgaben (ca. 10%)

• Unterstützung bei strategischen und operativen Projekten
• Eigenständige Organisation kleinerer Projekte (z. B. Events, Prozessoptimierungen)
• Reisemanagement und Verwaltung von Verträgen
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder Studium
• Mehrjährige Erfahrung als Executive Assistant / Assistenz der Geschäftsführung / Vorstandsassistenz (mind. 5 Jahre)
• Sehr gute Kenntnisse in MS Office (Outlook, Excel, PowerPoint)
• Verhandlungssichere Deutschkenntnisse (C2) und sehr gute Englischkenntnisse (C1)
• Hohe Diskretion, Vertrauenswürdigkeit und Integrität
• Ausgeprägtes Organisations- und Koordinationstalent
• Strukturierte, eigenständige und proaktive Arbeitsweise
• Sehr gute Kommunikationsfähigkeit und sicheres Auftreten
• Belastbarkeit und Fähigkeit, unter Zeitdruck präzise zu arbeiten
• Unbefristete Festanstellung in einem erfolgreichen Unternehmen
• Attraktives Gehaltspaket (ca. 75.000 – 95.000 € + Bonus) - je nach Erfahrung und Qualifikation
• 1–2 Tage Remote-Arbeit nach der Einarbeitung möglich
• Betriebliche Altersvorsorge, Fitnessangebote am Arbeitsplatz, Fahrradleasing