Geschäftsführende Assistenz des Vorstandes (m/w/d)

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Stellenbeschreibung:

Geschäftsführende Assistenz des Vorstandes (m/w/d)

Der Familienbund der Katholiken in der Diözese Würzburg e.V. bietet Familien durch Bildungs‑ und politische Angebote Hilfen zum gelingenden Leben. Wir suchen zum nächstmöglichen Zeitpunkt befristet eine/n Geschäftsführende Assistenz des Vorstandes (m/w/d) mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 15,00 Std.

Verantwortlichkeiten

Ansprechpartner/in für Mitarbeiter/innen und Vorstand bei personal- bzw. arbeitsrechtlichen Fragen: Urlaubs‑, Fortbildungs‑, Elternzeit‑, Krankmeldungs‑, Zeitzuschlags‑ und Auslagen‑, Dienstreise‑genehmigungen…
Unterstützung der Mitarbeiter/innen und des Vorstandes in finanziellen Angelegenheiten, z. B. Zuarbeit bei der Haushaltsplanerstellung, Prüfung von Jahresabschlüssen, Schnittstelle zwischen Steuerberater, Buchhaltung und Vorstand, Prüfung von Verträgen des Vereins, Kontakt zu Zuschussgebern und Spendern zur Erstellung von Förderanträgen und Verwendungsnachweisen, Prüfung der Einhaltung von Zuschussrichtlinien, Verwaltung der Konten und Prüfung von Geldflüssen, Prokura innerhalb eines definierten Rahmens.
Überwachung von Laufzeiten (z. B. Arbeitsverträge der Referenten, Mietverträge, Förderbescheide) damit der Vorstand proaktiv handeln kann.
Zusammenstellung von Dokumenten inkl. kurzer Erläuterung zur Entscheidungsreife.
Öffentlichkeitsarbeit.
Entwicklung von Konzepten für alternative Finanzierung der Projekte des Vereins (Fundraising, …).
Kontakt zu und Kooperation mit Dienststellen des Bistums Würzburgs.
Vor- und Nachbereitung von Vorstandssitzungen und Mitgliederversammlungen inklusive Protokollführung.
Kanalisierung von Anfragen der Referent/innen/anderer Dienststellen des Bistums an den Vorstand.
Ad‑hoc‑Recherchen zu spezifischen Sachfragen (z. B. Fördermöglichkeiten), um Entscheidungsgrundlagen für den Vorstand zu schaffen.
Verwaltung der vereinseigenen Sachmittel, wie Mobiliar und technische Geräte.
Verwaltung / Organisation unseres Vereinsfahrzeugs, das auch vermietet wird.

Qualifikationen

Eine Ausbildung oder ein Studium mit Berufserfahrung, passend zum Tätigkeitsfeld.
Eine offene und freundliche Persönlichkeit, die sich mit den Zielen und der Arbeit des Familienbunds identifizieren kann.
Sicheres Auftreten.
Eine gewisse zeitliche Flexibilität.

Arbeitsbedingungen

Möglichkeit und Bereitschaft zu flexiblen Gestaltung der Arbeitszeit.
Arbeit teilweise aus dem Homeoffice mit externem Zugang zu allen nötigen Dateien und Informationen.
Ein kleines Team bestehend aus einem engagierten, ehrenamtlichen Vorstand und derzeit 5 hauptamtlichen Mitarbeiter/innen.
Angestellt nach dem Arbeitsvertragsrecht der bayerischen Diözesen (Anlehnung an den TVöD) mit entsprechenden Sozialleistungen bis EG8.
Die Anstellung erfolgt zunächst befristet bis zum (vorbehaltlich der Förderung durch den Freistaat Bayern).
Die Geschäftsstelle befindet sich im Kilianeum in der Ottostr. 1 in Würzburg.