Head of Operations & Customer Success (m/w/d)

Stellenbeschreibung:

Über Pedlar

Pedlar ist ein schnell wachsendes B2B-Tech-Unternehmen aus Essen. Wir übernehmen für große Unternehmen den Einkauf von indirekten Gütern und Dienstleistungen – von der Bestellung bis zur Rechnung.

Dabei verbinden wir Technologie, Automatisierung und Customer Success , um Einkaufsprozesse deutlich einfacher und effizienter zu machen.

Wir wachsen stark und bauen unsere Prozesse aktuell auf die nächste Entwicklungsstufe: Immer mehr operative Abläufe werden durch KI-Agenten und Automatisierung übernommen. Gleichzeitig wollen wir unseren Kunden einen erstklassigen Service bieten.

Dafür suchen wir dich als Head of Operations & Customer Success .

Aufgaben

Operations & Prozesse

Verantwortung für die operative Abwicklung unserer Kunden
Führung und Weiterentwicklung des Operations- und Customer-Success-Teams
Sicherstellung einer hohen Qualität und Geschwindigkeit in der Auftragsabwicklung
Analyse von Prozessen und Identifikation von Ineffizienzen
Entwicklung und Implementierung von Standards, KPIs und Arbeitsabläufen
Erkennen von Problemen, bevor sie zum Problem für unsere Kunden werden
Kontinuierliche Verbesserung unserer operativen Prozesse

Automatisierung & KI (in Unterstützung)

Identifikation von Prozessen, die automatisiert werden können
Zusammenarbeit mit unserem Tech-Team bei der Automatisierung operativer Abläufe
Einsatz von KI-Agenten und anderen Tools zur Skalierung unserer Prozesse
Hinterfragen: „Warum machen wir das eigentlich noch manuell?“
Aufbau einer möglichst effizienten und personenunabhängigen Operations-Struktur

Customer Success

Verantwortung für die operative Beziehung zu unseren Kunden
Sicherstellung einer hohen Kundenzufriedenheit
Lösung komplexer Kundenprobleme
Aufbau und Verbesserung von Kundenprozessen
Zusammenarbeit mit Sales bei Neukunden und bestehenden Kunden
Übersetzung von Kundenfeedback in konkrete Verbesserungen für Operations und Produkt

Finance & kaufmännische Prozesse

Du arbeitest eng mit unserer Finanzbuchhaltung zusammen und verstehst die kaufmännischen Zusammenhänge unserer Prozesse.

Dazu gehören beispielsweise:

Rechnungsprozesse und deren korrekte Abwicklung
Verständnis für Umsatzsteuer-Themen
Abstimmung zwischen Operations und Buchhaltung
Verständnis von Debitoren-/Kreditorenprozessen
Identifikation und Lösung von Unstimmigkeiten
Verbesserung der Schnittstelle zwischen operativer Abwicklung und Finance

Sparring mit den Gründern

Direkte Zusammenarbeit mit einem unserer Gründer und Geschäftsführer
Gemeinsames Durchdenken von operativen und strategischen Herausforderungen
Aufbereitung von Problemen und Kennzahlen
Entwicklung und Umsetzung von Lösungen
Eigenständige Übernahme von Projekten
Nicht nur Probleme aufzeigen, sondern Lösungen entwickeln und umsetzen

Qualifikation

Das bringst du mit

Wir suchen keine Person, die einfach nur einen bestehenden Job verwalten möchte.

Du solltest unternehmerisch denken, Verantwortung übernehmen und Herausforderungen mögen.

Must-haves

Mehrjährige Erfahrung im Bereich Order Management, Auftragsabwicklung, Projektmanagement oder vergleichbaren Bereichen
Erste bzw. mehrjährige Erfahrung in der Führung von Mitarbeitern
Sehr gute analytische Fähigkeiten
Gute kaufmännische Kenntnisse (z.B. Aufträge, Rechnungen, Umsatzsteuer)
Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
Ausgeprägte Eigenverantwortung und Umsetzungsstärke
Sehr strukturierte und lösungsorientierte Arbeitsweise
Sicherer Umgang mit digitalen Tools und Interesse an Automatisierung
Bereitschaft, Probleme selbstständig zu lösen, statt sie weiterzugeben

Besonders wichtig ist uns

Du bist offen.

Du hörst zu, hinterfragst deine eigenen Annahmen und bist bereit, deine Meinung zu ändern, wenn die Daten etwas anderes zeigen.

Du bist zielstrebig.

Du möchtest Dinge voranbringen und gibst dich nicht mit „Das haben wir schon immer so gemacht“ zufrieden.

Du bist analytisch.

Du willst verstehen, warum etwas nicht funktioniert – und löst nicht nur die Symptome.

Du magst Herausforderungen.

Bei Pedlar wird nicht jeder Tag nach Plan laufen. Wir suchen jemanden, der gerade dann Energie bekommt, wenn es herausfordernd wird.

Du übernimmst Verantwortung.

Wenn etwas nicht funktioniert, fragst du nicht zuerst, wer dafür verantwortlich ist, sondern:

„Wie bekommen wir das jetzt gelöst?“

Benefits

Was dich bei Pedlar erwartet

Sehr viel Verantwortung

Du bekommst einen großen Gestaltungsspielraum und die Möglichkeit, einen zentralen Unternehmensbereich maßgeblich aufzubauen und weiterzuentwickeln.

Keine Angst die Verantwortungen gehen nicht alle ab Tag 1 auf dich: Wir starten erstmal mit dem Tagesgeschäft und sobald wir hier eine Routine entwickelt und den Aufwand reduziert haben, kommen die nächsten Bereiche Schritt für Schritt dazu.

Direkter Austausch mit einem Seriengründer

Du arbeitest eng mit einem unserer beiden Geschäftsführer zusammen und hast die Möglichkeit, von einem erfahrenen Unternehmer zu lernen und gleichzeitig selbst unternehmerische Verantwortung zu übernehmen.

Technologie statt Excel-Wahnsinn

Wir investieren stark in Automatisierung und KI. Dein Ziel ist nicht, mehr Arbeit zu verwalten, sondern dafür zu sorgen, dass weniger Arbeit notwendig ist.

Starkes Wachstum

Pedlar befindet sich in einer Phase, in der sich Prozesse, Team und Organisation stark weiterentwickeln. Du kommst also zu einem Zeitpunkt, an dem du wirklich etwas bewegen kannst.

Kurze Entscheidungswege

Keine fünf Managementebenen. Gute Ideen werden ausprobiert, gemessen und umgesetzt.

Hybrid & flexibel

Wir arbeiten hybrid und legen Wert auf Eigenverantwortung und Ergebnisse statt auf reine Anwesenheit.

So messen wir deinen Erfolg

In den ersten Monaten geht es insbesondere darum:

Operations messbar effizienter zu machen
klare Standards und KPIs zu etablieren
Priorisierung der operativen Automatisierungen
das Team weiterzuentwickeln
die Zusammenarbeit zwischen Operations, Finance, Automation und Sales zu verbessern
Strukturen zu schaffen, die mit Pedlar mitwachsen können