Head of Operations & Finance (m/w/d) – Healthcare IT - Standort Bielefeld

PARATUS · Vollzeit · Bielefeld · Healthcare IT

Als führende Healthcare-IT-Gruppe treiben wir die Digitalisierung im Gesundheitswesen voran – im klinischen wie im ambulanten Bereich. Mit innovativen Softwarelösungen, unter anderem in der ambulanten Labormedizin, verbessern wir täglich die Patientenversorgung und schaffen effiziente Prozesse für medizinische Einrichtungen jeder Größe.

Unser Standort in Bielefeld im Bereich Praxislaborsoftware wächst stark. Damit dieses Wachstum auf einem soliden Fundament stattfindet, schaffen wir jetzt die operative Basis: klare Strukturen, skalierbare Prozesse, verlässliche Steuerung. Dafür suchen wir keine Stabsstelle, sondern eine operative Persönlichkeit, die Verantwortung übernimmt und Dinge zu Ende bringt.

Das erwartet dich

• Operative Führung & Organisation: Du führst das Team im Büro – disziplinarisch und fachlich – und bist die zentrale Anlaufstelle im operativen Alltag, auch in Abwesenheit der Geschäftsführung. Du strukturierst Prozesse und Workflows, klärst Eskalationen und sorgst dafür, dass das Tagesgeschäft läuft. Im HR-Bereich verantwortest du Onboarding, Vertragsmanagement, Abwesenheitsplanung und die Koordination des Recruitings – von der Stellenausschreibung bis zum Eintritt.
• Kaufmännische Steuerung & Finanzen: Du behältst Faktura, Rechnungsstellung und offene Posten im Blick, planst den operativen Budgetrahmen in Abstimmung mit PARATUS und der lokalen Geschäftsführung und überwachst laufend Liquidität, Umsatz und Kosten. Du bist Schnittstelle zum Steuerberater und zum PARATUS-Accounting und bereitest regelmäßige Management Reports für Geschäftsführung und Holding auf.
• Sparringspartner der Geschäftsführung: Du arbeitest eng und vertrauensvoll mit der lokalen Geschäftsführung zusammen. Du denkst strategische und operative Themen mit, gibst Einschätzungen, hinterfragst Entscheidungen konstruktiv und bringst eigene Impulse ein. Du baust gemeinsam mit der Geschäftsführung skalierbare Strukturen auf, die mit dem Wachstum des Standorts Schritt halten.
• Prozesse, Verträge & Compliance: Du dokumentierst und standardisierst Abläufe in SOPs, treibst kontinuierliche Prozessverbesserung voran und hast Kunden- und Lieferantenverträge, Laufzeiten und Verlängerungen im Griff. Datenschutzthemen (DSGVO) und die Verwaltung interner IT-Lizenzen koordinierst du in Abstimmung mit PARATUS.
• Mitwirkung bei Projekten, CRM & Marketing: Du begleitest Kundenprojekte von der Implementierung bis zum Rollout und unterstützt bei Ressourcenplanung, SLA-Überwachung und Statusreporting. Bei der Einführung des CRM-Systems und Marketingmaßnahmen wie Messen, Newsletter und Website wirkst du mit und bist intern die Schnittstelle zu externen Dienstleistern und PARATUS.

Was du mitbringst

• Mindestens 5 Jahre operative Leitungserfahrung in einem IT-Systemhaus, einer Healthcare-IT-Firma oder einem vergleichbaren technologiegetriebenen Dienstleistungsunternehmen, idealerweise in einem wachsenden KMU-Umfeld mit 20–100 Mitarbeitenden
• Studium in Wirtschaftsinformatik, BWL, Gesundheitsmanagement oder eine gleichwertige Qualifikation aus der Praxis
• Du denkst in Strukturen und handelst pragmatisch
• Du übernimmst Verantwortung, ohne auf Anweisung zu warten
• Du kommunizierst klar
• Du führst empathisch und setzt dich durch, wenn es nötig ist
• Du weißt, wann du entscheidest und wann du abstimmst
• Du kannst Dich sicher in der englischen Sprache ausdrücken

Was wir bieten

• Attraktives Gehalt: 80.000 – 100.000 € p.a. je nach Erfahrung + Bonus
• Perspektive auf eine Geschäftsführungsposition innerhalb von 2–3 Jahren
• Direkte, partnerschaftliche Zusammenarbeit mit der lokalen Geschäftsführung und des PARATUS Management
• Gestaltungsspielraum von Tag 1: Du baust etwas auf, das trägt
• Einbindung in die internationale Gruppe mit ihren Ressourcen, Tools, Treffen, Arbeitsgruppen und ihrem Netzwerk
• Stabiles, wachsendes Unternehmen mit klarer strategischer Richtung
• Flache Hierarchien und kurze Entscheidungswege

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