Kaufmännische Büroassistenz & Verwaltungskoordination (m/w/d)

Stellenbeschreibung

Die VA BauTech GmbH ist ein wachsendes Unternehmen im Bereich Bau-, Rückbau-, Abbruch- und Sanierungsleistungen. Wir suchen eine engagierte und strukturierte Persönlichkeit für die kaufmännische Büroorganisation und Verwaltungskoordination.

Ihre Aufgaben

• Organisation und Koordination sämtlicher administrativer Büroabläufe
• Terminplanung sowie Fristenüberwachung
• Unterstützung bei Ausschreibungen und Angebotsabgaben
• Verwaltung und Pflege von Angebots-, Projekt- und Vertragsunterlagen
• Unterstützung im Nachunternehmermanagement
• Verwaltung von Personalunterlagen sowie Urlaubs- und Fehlzeiten
• Unterstützung bei behördlichen Meldungen und administrativen Vorgängen
• Pflege von Präqualifikationen, Zertifikaten und Unternehmensnachweisen
• Verwaltung von Fahrzeug-, Geräte- und Inventarunterlagen
• Unterstützung bei der Baustellen- und Arbeitsschutzdokumentation
• Vorbereitung und Zusammenstellung von Rechnungs- und Projektunterlagen
• Digitalisierung, Archivierung und Pflege der Unternehmensdokumentation
• Unterstützung der Geschäftsleitung bei organisatorischen und administrativen Aufgaben

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung (z. B. Kaufmann/frau für Büromanagement, Industriekaufmann/frau oder vergleichbar)
• Berufserfahrung im Bereich Büroorganisation, Verwaltung oder Bauunternehmen von Vorteil
• Sicherer Umgang mit MS Office
• Strukturierte, selbstständige und zuverlässige Arbeitsweise
• Organisationsgeschick sowie ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit
• Verantwortungsbewusstsein und Teamfähigkeit
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift

Vorteile

• Unbefristete Festanstellung in Vollzeit
• Leistungsgerechte Vergütung
• Verantwortungsvolle und abwechslungsreiche Tätigkeit
• Direkte Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung
• Kurze Entscheidungswege und flache Hierarchien
• Modern ausgestatteter Arbeitsplatz
• Langfristige Entwicklungsmöglichkeiten in einem wachsenden Unternehmen