Management Assistant /Teamassistent/in (w/m/d)

Stellenbeschreibung:

Im ESPRiT Engineering Team agierst du als rechte Hand des Managements und stehst in engem, Austausch mit Bereichen wie Personal, Recruiting, Office-Management und Buchhaltung, sowie mit Projektleitern und Teammitgliedern aus unseren Kundenprojekten. Dein Einsatz trägt maßgeblich dazu bei, die Effektivität des Managements zu sichern und den Teamgeist im Unternehmen weiter auszubauen.

Nach einem strukturierten Onboarding und der Integration in ein familiäres Arbeitsumfeld mit vielen gemeinsamen Events erwarten dich einige weitere Benefits .

Aufgaben

Administrative und organisatorische Unterstützung des Managements
Reisekostenabrechnung
Organisation & Aufbereitung von Unterlagen und Präsentationen für Meetings und interne Abstimmungen
Moderation von Meetings und internen Abstimmungen
Schnittstelle bzw. Ansprechpartner/in für Kunden, Lieferanten und Mitarbeiter
Erstellung und Pflege von Angebotsvorlagen sowie strukturierte Verwaltung und Nachverfolgung von Kundenanfragen
Terminkoordination mit allen relevanten Stakeholdern
Post- & Paketbearbeitung
Betreuung Telefonzentrale
Büromaterialverwaltung - und Bestellung
Zentrales Vertrags- und Dokumentenmanagement
Rechnungsprüfung und Freigabe-Vorbereitung für die Buchhaltung
Bei Bedarf Vertretung im Bereich Recruitment, HR und Qualitätsmanagement
Erfolgreich abgeschlossenes Studium
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift sind Voraussetzung
Sicherer Umgang mit den MS-Office 365 und gegenwärtigen KI-Tools
Strukturierte und methodische Arbeitsweise mit hohem Dienstleistungsverständnis sowie professionelles Auftreten
Ausgeprägte Kundenorientierung, ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und hohe Lernbereitschaft
Flexibilität sowie Reisebereitschaft