Management Assistant (w/m/d)

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This range is provided by HFH Group. Your actual pay will be based on your skills and experience – talk with your recruiter to learn more.

Base pay range

• Organisation & Koordination
  Termin-, Reise- und Aufgabenmanagement der Geschäftsführung.
• Office-Management
  Unterstützung im administrativen Tagesgeschäft: Dokumente, Verträge, Ablagen, Office-Organisation.

Als Management Assistant unterstützt du unsere Geschäftsführung im täglichen operativen Geschäft und hältst die Fäden verlässlich zusammen. Du sorgst für Struktur, koordinierst Themen über Bereiche hinweg und hältst Projekte, Termine und Informationen sauber sortiert. Kurz: Du bist der organisatorische Anker, auf den man sich verlassen kann.

Aufgaben

• Organisation & Koordination
  Termin-, Reise- und Aufgabenmanagement der Geschäftsführung.
• Struktur & Nachhalten
  Vorbereitung und Nachbereitung von Meetings, Protokollen und Unterlagen – inklusive Follow-ups.
• Projektassistenz
  Mitarbeit an internen Projekten, Recherchen, Informationsaufbereitung und Übernahme kleiner Teilprojekte.
• Kommunikation
  Ansprechpartner*in für interne und externe Stakeholder; souveräne Kommunikation nach innen und außen.
• Office-Management
  Unterstützung im administrativen Tagesgeschäft: Dokumente, Verträge, Ablagen, Office-Organisation.
• Unterlagen & Präsentationen
  Erstellung von strukturierten Präsentationen, Auswertungen und Entscheidungsvorlagen.

Qualifikation

• Erste Berufserfahrung im Assistenz-, Office- oder Projektumfeld
• Sehr strukturierte, zuverlässige und vorausschauende Arbeitsweise
• Freude an Organisation, Kommunikation und "Dinge ins Laufen bringen"
• Professionelles Auftreten, gute Selbstorganisation und Belastbarkeit
• Sehr gute Deutschkenntnisse, solide Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit digitalen Tools und MS Office

Benefits

• Zentrale Lage in der Hamburger Altstadt
  Moderne Büroräume in der Willy-Brandt-Straße – perfekt erreichbar und mitten im Geschehen.
• Enge Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung
  Du arbeitest nah an Entscheidungen, bekommst Einblicke ins Management und wirst früh in Themen eingebunden, die das Unternehmen bewegen.
• Wachsendes Verantwortungsfeld
  Je sicherer du wirst, desto mehr übernimmst du eigene Teilprojekte, baust Strukturen auf und entwickelst deinen Bereich weiter.
• Klare Entwicklungsmöglichkeiten
  Ob Projektassistenz, Office Operations oder perspektivisch Executive Support: Deine Rolle kann sich entlang deiner Stärken weiterentwickeln.
• Moderne Arbeitskultur
  Offene Kommunikation, kurze Wege, klare Erwartungen und ein Umfeld, das Eigeninitiative ausdrücklich schätzt.
• Strukturiertes Arbeiten & direkte Entlastung der Führungsebene
  Klare Abläufe und Prioritäten und ein Team, das verlässliche Organisation und saubere Abstimmung schätzt.

Klingt nach dir? Dann schick uns gern deinen CV mit Angabe deines möglichen Starttermins und deiner Gehaltsvorstellung. Wenn du noch Fragen zur Rolle oder zum Prozess hast, melde dich gern bei Anne-Cathrin Becker am besten per Mail.

Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

Seniority level

• Director

Employment type

• Full-time

Job function

• Management