Mitarbeiter (m/w/d) Administrative Operations, Finance, Sales Support, Procurement & Logistics

Mitarbeiter (m/w/d) Administrative Operations, Finance, Sales Support, Procurement & Logistics

Arbeitgeber: Keystone Photonics GmbH

Arbeitsort: Karlsruhe

Arbeitsmodell: Hybrid

Stellenart: Vollzeit (unbefristet)

Homeoffice: bis zu 50 %

Aufgaben

• Prüfung, Bearbeitung und Nachverfolgung eingehender Rechnungen
• Erstellung und Versand von Kundenrechnungen
• Pflege finanzieller Unterlagen sowie Upload von Rechnungen und Belegen in DATEV
• Koordination und Überwachung von Zahlungsläufen
• Nachverfolgung offener Forderungen und Verbindlichkeiten
• Einholung fehlender Rechnungen, Belege und weiterer relevanter Dokumentationen
• Verwaltung und Abstimmung von Firmenkreditkartenabrechnungen
• Sicherstellung der Vollständigkeit aller erforderlichen Nachweise und Belege
• Zuordnung und Kontrolle von Kostenstellen
• Unterstützung bei Monatsabschlüssen und weiteren periodischen Finanzprozessen
• Unterstützung bei der Durchführung und Dokumentation kritischer Finanzprozesse
• Pflege und Verwaltung administrativer Dokumentationen, Ablagesysteme und Unternehmensunterlagen
• Kommunikation mit Mitarbeitenden hinsichtlich fehlender Finanzunterlagen oder notwendiger Informationen
• Operative Unterstützung im administrativen Tagesgeschäft
• Organisation und Pflege relevanter Geschäfts- und Prozessdokumentationen
• Sicherstellung einer ordnungsgemäßen Dokumentation und Nachvollziehbarkeit aller relevanten Vorgänge
• Unterstützung bei Beschaffungsprozessen und Bestellungen
• Koordination von Lieferungen sowie Nachverfolgung von Bestellvorgängen
• Unterstützung bei Lieferantenkommunikation und administrativen Beschaffungsprozessen
• Mitarbeit bei der Organisation und Verwaltung logistischer Abläufe
• Sicherstellung einer transparenten Dokumentation von Beschaffungs- und Logistikvorgängen
• Übernahme von Backup-Funktionen für kritische Finanzprozesse, einschließlich Rechnungsverarbeitung, DATEV-Administration und Zahlungsabwicklung
• Unterstützung bei der Implementierung, Dokumentation und Pflege von Business-Continuity- und Vertretungsprozessen
• Mitwirkung bei der Optimierung administrativer und finanzieller Abläufe

Qualifikationen

• Erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Erste Berufserfahrung in den Bereichen Finanzbuchhaltung, Administration, Procurement oder
• Gute Kenntnisse in der Rechnungsbearbeitung und im Umgang mit Finanzdokumentationen
• Idealerweise Erfahrung mit DATEV
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office, insbesondere Excel
• Strukturierte, selbstständige und gewissenhafte Arbeitsweise
• Hohes Maß an Zuverlässigkeit und Diskretion
• Ausgeprägte Kommunikations- und Organisationsfähigkeiten
• Sehr gute Deutschkenntnisse sowie sehr gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Über Keystone Photonics

Keystone Photonics ist ein Hidden Champion der Photonikbranche und entwickelt Spitzentechnologien für die nächste Generation von Hochleistungsrechnern und optischer Konnektivität. Wir sind ein internationales, schnell wachsendes Technologieunternehmen, das talentierte Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen zusammenbringt. Als Teil von FormFactor, einem weltweit führenden Anbieter von Test- und Messtechniklösungen, profitieren Mitarbeitende von einem breiten Netzwerk, internationalem Know-how und vielfältigen Entwicklungsmöglichkeiten.

Wir bieten ein modernes, flexibles und hybrides Arbeitsumfeld sowie spannende fachliche und persönliche Entwicklungsmöglichkeiten. Bei Keystone Photonics können Sie aktiv zur Weiterentwicklung des Unternehmens und seiner Technologien beitragen.