Mitarbeiter*in Backoffice und Empfang/Rezeption (m/w/d)

Wir suchen Dich

Die Rezeptionskraft spielt eine zentrale Rolle in unserer Zahnarztpraxis, indem sie den ersten Kontakt mit Patient:innen herstellt und einen reibungslosen Ablauf des Praxisbetriebs gewährleistet. Du bist für die freundliche und professionelle Betreuung von Patienten verantwortlich und unterstützt das Praxisteam in administrativen Aufgaben.

Deine Aufgaben

• Bearbeitung von Nachrichten und Anfragen (z. B. E-Mail, Online-Buchungen) sowie Tickets aus unserem KI-gestützten Telefonsystem (Praxipal) und Durchführung daraus resultierender Rückrufe
• Aktive telefonische Terminerinnerungen an unsere Patient:innen
• Pflege und Aktualisierung von Patientendaten im Praxisverwaltungssystem, einschließlich der Bearbeitung von No-Show-Einträgen
• Unterstützung des Empfangs- und Praxisteams bei administrativen Tätigkeiten
  • Empfang und Betreuung von Patienten an der Rezeption, Check-in und Check-out
  • Verwaltung des Terminplans, einschließlich Planung von Terminen, Bestätigung von Terminen und Verwaltung von Terminausfällen
  • Sicherstellung eines sauberen und ordentlichen Empfangsbereichs

Dein Profil

• Abgeschlossene Ausbildung (ZFA/MFA ) wünschenswert oder Berufserfahrung im Bereich der Verwaltung oder im Gesundheitswesen bevorzugt
• Ausgezeichnete zwischenmenschliche und kommunikative Fähigkeiten
• Freundlichkeit und Service stehen an erster Stelle bei Dir
• Fähigkeit, in einem schnelllebigen Umfeld effektiv zu arbeiten und Prioritäten zu setzen
• Organisationsgeschick und Aufmerksamkeit für Details
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Diskretion und Einhaltung von Datenschutzbestimmungen

Deine Perspektive

• Internationales Team auf Augenhöhe: Wir kommunizieren respektvoll und offen miteinander
• Wir investieren in Deine Zukunft: Kostenübernahme bei Fort- und Weiterbildungen, interne Trainings und kostenfreie Lernplattform möglich
• Abwechslung statt Routine: Du hast die Möglichkeit, verschiedene Bereiche wie Materialbestellung, QM oder Social Media für TikTok und Instagram aktiv mitzugestalten
• Work-Life-Balance statt Dauerstress: Minutengenaue digitale Zeiterfassung, klare Praxisorganisation, strukturierte Arbeitsabläufe und keine Dienste am Wochenende
• 28 Urlaubstage, Heiligabend und Silvester arbeitsfrei
• Digitale Praxis: Tablet-Anamnese und Online-Terminbuchungen gehören bei uns schon lange zum Standard
• Weitere Benefits: Mitarbeiter-Rabattportal, Geburtstagsgutscheine, Teamevents, Intranet als App und mehr