Niederlassungsassistenz, Projektassistenz m/w/d

Die BSS Brandschutz Sichelstiel GmbH ist spezialisiert auf die Planung, Montage und Wartung von Feuerlösch- und Brandmeldeanlagen im industriellen Anlagenbau. Das Unternehmen wurde im Jahr 2006 gegründet und ist mittlerweile mit ca. 670 Mitarbeitern an den sieben Standorten Nürnberg, Filderstadt, Hamburg, Alzenau und Augsburg, München und Oyten als einer der führenden Anbieter in der Brandschutzbranche tätig.

Zum weiteren Leistungsangebot der BSS-Sichelstiel

Firmengruppe gehören die Bereiche Sonderlöschanlagen, Anlagenbau, Behälterbau, Montage und IT. In der gesamten Firmengruppe sind derzeit ca. 880 Mitarbeiter beschäftigt.

Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir in (aktuell) Oyten bei Bremen (in kürze in Bremen) ab sofort eine

Niederlassungsassistenz, eine Projektassistenz (m/w/d) die gute Seele der NL in Vollzeit

1. Kaufmännische Projektassistenz

Projektunterstützung: Aktive Unterstützung der Projektleitung im Tagesgeschäft.

Vertrags- und Schriftverkehr: Vorbereitung, Formatierung und Nachverfolgung von formellem, VOB-konformem Schriftverkehr nach Vorgabe der Projektleitung.

Kaufmännische Abwicklung: Vorbereitende Buchhaltung, Prüfung von Eingangsrechnungen sowie Unterstützung bei der Vorbereitung von Aufmaßen und Leistungsständen.

Daten- und Systempflege: Bearbeitung von Leistungsverzeichnissen und Pflege von Nachträgen im ERP-System (pds).

Dokumentenmanagement: Strukturierte Führung der digitalen Bauakten und Projektordner sowie Vorbereitung der Revisionsunterlagen.

Zeiterfassung & Controlling: Unterstützung bei der Prüfung von Montageberichten, Zeiterfassungen und Reisekosten.

Fristen- und Terminüberwachung: Koordination von Projektterminen und Nachverfolgung von Fristen.

2. Niederlassungsorganisation & "Gute Seele"

Herzstück des Büros: Erster, freundlicher Ansprechpartner für Kunden, Lieferanten und Nachunternehmer - sowohl telefonisch als auch persönlich vor Ort.

Büromanagement: Eigenverantwortliche Organisation des Backoffices, Postbearbeitung und Sicherstellung der allgemeinen Ordnung.

Standortbetreuung: Ansprechpartner für externe Dienstleister (z. B. Vermieter, Reinigungskräfte) zur Instandhaltung der Büroräume.

Team-Support: Unterstützung der Kollegen im Alltag, Vorbereitung von Meetings und Bewirtung von Gästen.

Onboarding: Begrüßung und administrative Begleitung neuer Mitarbeiter am Standort.

Beschaffungswesen: Verantwortung für die Bestellung und Verwaltung von Büromaterialien, Arbeitskleidung usw.

Das bringst du mit

Fundament: Eine erfolgreich abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, idealerweise im Bau-, Handwerks- oder Anlagenbauumfeld.

Erfahrungswerte: Fundierte Berufserfahrung in der kaufmännischen Assistenz, optimalerweise als Unterstützung einer Bau- oder Projektleitung.

Fachwissen: Grundlegendes Verständnis für Bauabläufe.

Berührungspunkte mit der VOB sind für den rechtssicheren Schriftverkehr und die Projektabwicklung ein großer Pluspunkt.

Systemkompetenzs: Sehr sicherer Umgang mit MS Office sowie idealerweise Anwenderkenntnisse im ERP-System pds.

Arbeitsweises: Eine absolut zuverlässige und strukturierte Arbeitsweise, Präzision bei vertraglichen und kaufmännischen Themen sowie ein hohes Maß an Eigenorganisation.

Persönlichkeit: Du bist ein pragmatisches Kommunikationstalent mit ausgeprägter Hands-on-Mentalität. Als "gute Seele" zeichnest du dich durch Empathie, ein freundliches Auftreten und Freude daran aus, dem Team den Rücken freizuhalten.