Office Manager / Abteilungsassistenz Düsseldorf (all genders)

Aufgaben

• Organisieren und Koordinieren des täglichen Office-Betriebs an unserem neuen Standort im Herzen Düsseldorfs
• Strukturieren und Optimieren administrativer Prozesse, damit alles reibungslos läuft
• Vor- und Nachbereiten von Meetings, Reisen und Veranstaltungen
• Bearbeiten von Rechnungen und Behalten des Überblicks über alle Vorgänge
• Administrative und koordinative Unterstützung unserer Abteilung GFK Akademie
• Koordinieren von Dienstleistern, Lieferanten und Partnern und Sicherstellen einer klaren Kommunikation
• Überwachen von Terminen, Fristen und Aufgaben
• Verwalten von Bürobedarf und interner Infrastruktur

Profil

Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder einen vergleichbaren Background und bereits Erfahrung im Office Management , in der Assistenz oder einer ähnlichen Rolle gesammelt. Der Umgang mit den gängigen MS-Office-Tools gehört für dich zum Alltag. Für diese Position ist eine hohe Präsenz im Büro wichtig – du bist also gern mittendrin statt nur dabei.

Du arbeitest eigenständig, strukturiert und lösungsorientiert , behältst auch dann den Überblick, wenn mehrere Themen gleichzeitig auf dem Tisch liegen, und punktest mit Organisationstalent , Diskretion und starker Kommunikation . Teamwork ist für dich kein Buzzword, sondern selbstverständlich – Loyalität , eine schnelle Auffassungsgabe und hohe Motivation , Dinge aktiv voranzubringen, runden dein Profil ab.

Benefits

• Familiäres und teamorientiertes Unternehmensumfeld
• Regelmäßige Teamevents mit viel Spaß (Firmenläufe, Benefizturniere, Weihnachtsfeiern, spontane Grill-Sessions)
• New Work – Einzelbüro, Großraumfläche oder den gemütlichen Büromöbeln
• Moderne und ergonomische Arbeitsplätze (höhenverstellbare Tische, hochwertige Stühle, Telefonkabinen, Noise-Cancelling-Kopfhörer)
• Flexible Arbeitszeiten und Arbeitsorte – hybrid, Vollzeit (40 Std./Woche)
• Zu deinem Geburtstag schenken wir dir einen freien Tag, ebenso wenn du ein Ehrenamt ausübst
• Überdurchschnittliches und faires Gehaltsgefüge
• JobRad kostengünstig über den Arbeitgeber leasen - Zuzahlung durch den Arbeitgeber
• Hansefit – wir unterstützen deine sportlichen Aktivitäten
• Salfy: 50€ monatlich als Mitarbeiterbenefit für Nahverkehrsticket, Mittagessen, Internetrechnung u.v.m.
• Großartige Mitarbeiterrabatte bei vielen Premiummarken
• Betriebliche Krankenversicherung mit 300€ Gesundheitsbudget pro Jahr
• Betriebliche Altersvorsorge (60€ durch den Arbeitgeber)
• Unsere Unternehmensphilosophie verbindet Zufriedenheit mit Deiner Arbeit
• Innovationen im Unternehmen sowie Fortbildungen für Dich – bspw. in unserer GFK Akademie